Jeder Prompt an M365 Copilot und jede Antwort darauf werden gespeichert, in einem versteckten Ordner im Postfach der Person, die gefragt hat. So ist es gebaut, und Microsoft beschreibt es in der eigenen Dokumentation offen.
Die interessante Frage ist deshalb nicht, ob gespeichert wird. Sie ist, wie lange. Darauf gibt das Produkt keine Antwort, weil die Antwort ein Entscheid ist, den jemand in deiner Firma treffen muss. In unserer Erfahrung fällt dieser Entscheid selten. Er steht in keiner Rollout-Checkliste. Vor dem Start dreht sich fast alles um Berechtigungen, und das ist richtig; warum, haben wir in M365 Copilot sicher einführen aufgeschrieben. Danach fängt die zweite Hälfte an: das Protokoll, das der Betrieb hinterlässt.
Was M365 Copilot speichert
Gespeichert werden der Prompt des Benutzers und die Antwort von Copilot, samt den Verweisen auf die Dokumente, aus denen die Antwort gebildet wurde. Microsoft nennt das zusammen den «content of interactions»; die Reihe dieser Interaktionen ist die Copilot activity history des Benutzers. Die Daten liegen verschlüsselt und werden nicht zum Training der Sprachmodelle verwendet.
Die Dokumentation ist an diesem Punkt präzise: «The stored data includes the user's prompt and Copilot's response, including citations to any information used to ground Copilot's response.» (Microsoft Learn, Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot)
Interessanter ist, wo das liegt. Microsoft beschreibt die Mechanik in der Purview-Dokumentation: «Behind the scenes, Exchange mailboxes are used to store data copied from these messages. Data from generative AI messages is stored in a hidden folder in the mailbox of the user who runs the AI app.» Der Ordner ist laut derselben Seite nicht dafür gebaut, dass Benutzer oder Administratoren hineinschauen, sondern dafür, dass eine Compliance-Rolle ihn mit eDiscovery durchsuchen kann. (Microsoft Learn, Learn about retention for Copilot and AI apps)
Das heisst im Grunde: Die Ablage folgt der Person, nicht dem Projekt. Wenn jemand in zwei Jahren fragt, wo die Copilot-Daten deiner Firma liegen, lautet die korrekte Antwort nicht «in einem System», sondern «in so vielen Postfächern, wie du Lizenzen vergeben hast». Für die Frage, wer darauf zugreifen darf, ist das ein Unterschied.
Das Chatfenster ist nicht die Ablage
Benutzer können ihren Copilot-Verlauf selbst löschen, über das My-Account-Portal. Das ist eine saubere Funktion, und sie bedeutet weniger, als sie aussieht.
Microsoft stellt den Satz, der das klarstellt, selbst in eine Warnbox: «Messages visible in your AI apps are not an accurate reflection of whether they are retained or permanently deleted for compliance requirements.» Was gelöscht wird, wandert zuerst in einen zweiten versteckten Ordner, den SubstrateHolds-Ordner, und bleibt dort mindestens einen Tag. Die endgültige Löschung wird ausgesetzt, sobald eine andere Aufbewahrungsrichtlinie für denselben Ort, ein Litigation Hold oder ein eDiscovery-Hold auf dem Postfach liegt. Bis dahin ist die Nachricht mit eDiscovery auffindbar.
Dasselbe gilt, wenn jemand die Firma verlässt. Wird das Konto gelöscht, ziehen die aufbewahrungspflichtigen Copilot-Nachrichten in ein inaktives Postfach um und bleiben für eine eDiscovery-Suche verfügbar.
Für den Betrieb heisst das zweierlei. Erstens ist «ich habe den Verlauf gelöscht» eine Aussage über das Fenster, nicht über die Ablage. Zweitens solltest du eine Frage nach dem Bestand nie am Chatfenster beantworten, sondern mit dem Werkzeug, das die Ablage sieht. Microsoft empfiehlt genau das: Prüfe deine Compliance-Anforderungen mit eDiscovery, nicht mit dem, was gerade in Copilot sichtbar ist.
Wie lange M365 Copilot die Unterhaltungen behält
Aufbewahrung und Löschung laufen bei Copilot über Purview-Richtlinien. Setzt niemand eine, gibt es keine automatische Frist, nach der etwas verfällt. Die Dokumentation beschreibt den Normalfall so: «In most scenarios, these messages aren't removed. For example, they remain but are hidden when users close a chat window or close the app.» Aus dem Fenster verschwinden heisst also nicht aus der Ablage verschwinden.
Mit einer Richtlinie legst du die Dauer selbst fest, und genauer als früher. Früher ritten Copilot-Nachrichten im Aufbewahrungsort «Teams chats and Copilot interactions» mit, auch bei Firmen, die Teams gar nicht nutzten. Neue Richtlinien trennen das. Gemäss Dokumentation stehen heute diese Orte zur Auswahl:
- «Microsoft Copilot experiences» für Microsoft 365 Copilot, Security Copilot, Copilot in Fabric und Copilot Studio
- «Enterprise AI apps» für Entra-registrierte KI-Anwendungen, ChatGPT Enterprise und Microsoft Foundry
- «Other AI apps» für ChatGPT, Google Gemini, DeepSeek und die Privatversion von Microsoft Copilot. Hier werden Inhalte nur erfasst, wenn eine Collection Policy mit der entsprechenden Einstellung gesetzt ist.
Wurde deine Aufbewahrung vor dieser Trennung eingerichtet, prüfe deshalb zuerst, welcher Ort Copilot bei dir heute abdeckt. Eine neue Richtlinie kommt danach.
An den Rändern ist das unpräziser, als eine Zahl in einem Formular vermuten lässt. Der zuständige Timer-Job läuft typischerweise innerhalb von einem bis sieben Tagen. Microsoft rechnet in der eigenen Dokumentation vor, dass eine Richtlinie mit «nach einem Tag löschen» bis zu 16 Tage brauchen kann, bis die Nachricht aus einer eDiscovery-Suche fällt. Und wenn mehrere Richtlinien oder Holds auf denselben Ort zeigen, gewinnt die längste Dauer. Eine Aufbewahrungsdauer ist also eine verlässliche Untergrenze und eine ungefähre Obergrenze.
Das spricht nicht gegen das Produkt. Es ist der Preis dafür, dass eine Löschung auch vor einem Prüfer hält.
Eine Reklamation, ein Jahr später
Nimm einen Betrieb mit vierzig Leuten, Copilot seit einem Quartal ausgerollt, und einen Vorgang, der dort hundertmal im Jahr läuft.
Eine Sachbearbeiterin kopiert die Reklamation eines Kunden in Copilot und bittet um eine Zusammenfassung und einen Antwortvorschlag. Copilot zieht dafür den Vertrag aus SharePoint und die letzten Mails dazu. Im Prompt stehen Name, Adresse und Vertragsnummer, in der Antwort stehen die Konditionen. Die Antwort geht raus, der Fall ist erledigt.
Was bleibt, ist eine Interaktion in ihrem Postfach, mit Verweis auf den Vertrag. Später schliesst sie den Chat, weil das Fenster unübersichtlich geworden ist. Ob und wann diese Interaktion endgültig verschwindet, hängt an der Aufbewahrungsrichtlinie und nicht an ihrem Klick.
Ein Jahr später schreibt derselbe Kunde und verlangt Auskunft über die Daten, die der Betrieb über ihn bearbeitet. Gedacht wird dabei an das CRM und an das Mailarchiv. Zur Bearbeitung gehören aber auch die Prompts und Antworten, in denen seine Daten vorkamen, und niemand im Haus weiss, wie viele davon es gibt oder wie lange sie noch da sind.
Die Zeile, die eine Datenschutzauskunft verlangt
An dieser Stelle wird die Dauer von einer Admin-Einstellung zu einer Pflichtangabe.
Art. 25 DSG gibt jeder Person das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Absatz 2 listet, was in jedem Fall mitgeteilt wird, darunter Buchstabe b, «die bearbeiteten Personendaten als solche», und Buchstabe d, «die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer». Die Auskunft ist kostenlos und wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen erteilt. (Fedlex, Datenschutzgesetz SR 235.1)
Übersetzt in den Copilot-Alltag: Enthalten Prompt oder Antwort Personendaten der fragenden Person, sind diese Interaktionen Teil der Bearbeitung, über die du Auskunft gibst. Und du nennst dafür eine Aufbewahrungsdauer oder die Kriterien, nach denen sie festgelegt wird. Hat niemand eine Richtlinie gesetzt, ist die ehrliche Antwort «unbefristet». Diese Antwort ist zulässig, aber sie erzeugt die nächste Frage, und sie erzeugt sie unter Zeitdruck von 30 Tagen.
Das Gesetz verlangt keine kurze Dauer. Es verlangt eine benannte. Dass Microsoft als Auftragsbearbeiter die Daten technisch hält, verschiebt daran nichts: Nach Art. 25 Abs. 4 DSG bleibt der Verantwortliche auskunftspflichtig, auch wenn er die Bearbeitung von einem Auftragsbearbeiter ausführen lässt. Welche Daten überhaupt in einen Prompt gehören, ist die vorgelagerte Frage dazu, und die haben wir in Welche Daten dürfen in ChatGPT beantwortet. Beide Entscheide, was hineingeht und wie lange es bleibt, gehören in dieselbe Stunde. Dafür gibt es bei uns KI-Governance und sichere KI-Einführung.
Wer in dieser Ablage suchen darf
Die Werkzeuge für den Blick in die Ablage sind vorhanden, und sie sind gut dokumentiert.
Mit eDiscovery legst du einen Fall an, wählst das Postfach des Benutzers als Quelle und filterst im Abfrage-Generator über «Add condition», «Type», «Contains any of» und dort «Copilot activity». Diese Bedingung erfasst laut Dokumentation die Aktivität von Copilot und anderen KI-Anwendungen. Parallel laufen Prompts und Antworten in das Unified Audit Log, inklusive der Angabe, in welchem Microsoft-365-Dienst die Interaktion stattfand und auf welche Dateien sie sich stützte; trägt eine dieser Dateien ein Sensitivity Label, wird das mitprotokolliert. Communication Compliance kann Prompts und Antworten zusätzlich auf Regelverstösse prüfen, mit pseudonymisierten Namen und rollenbasiertem Zugriff. (Microsoft Learn, Purview protections for generative AI apps)
Die Technik ist hier also nicht die offene Frage. Offen ist, wer diese Suche auslösen darf und bei welchem Anlass. In einem KMU liegt die Compliance-Rolle in Purview oft bei derselben Person, die auch den Tenant betreibt, und das ist organisatorisch unauffällig, bis es einmal nicht mehr unauffällig ist. Eine Suche in den Prompts eines einzelnen Mitarbeiters ist kein technischer Vorgang, sie ist eine Personalmassnahme mit einem technischen Werkzeug.
Dafür genügen zwei Zeilen in der Nutzungsregel: bei welchem Anlass in Copilot-Interaktionen gesucht wird, wer das freigibt, und wer informiert wird. Vor dem ersten Anlass geschrieben, kosten sie eine halbe Stunde. Nach dem ersten Anlass kosten sie Vertrauen, das du nicht nachbestellen kannst. Wie so eine Regel aussieht, ohne zum Reglement zu werden, steht in Brauchen wir eine KI-Richtlinie.
Setz die Dauer, bevor jemand nach ihr fragt
Konkret für diese Woche, in dieser Reihenfolge, und es braucht kein Projekt dafür.
Schau in Purview nach, welcher Aufbewahrungsort Copilot in deinem Tenant heute abdeckt, und ob überhaupt einer gesetzt ist. Entscheide dann eine Dauer für die Copilot-Interaktionen. Es gibt keine richtige Zahl; es gibt eine, die zu deiner übrigen Aufbewahrung passt und die du begründen kannst. Schreib diese Dauer an zwei Stellen auf: in die Nutzungsregel für KI und in die Vorlage, mit der du eine Datenschutzauskunft beantwortest. Und ergänze die zwei Zeilen dazu, wer bei welchem Anlass in dieser Ablage suchen darf.
Das ist die ganze Aufgabe. Sie ist unspektakulär, kostet keine Lizenz und ist in einem Vormittag erledigt, solange niemand von aussen fragt.
Falls dir bei der Dauer eine Aussensicht lieber ist als ein Alleingang, dafür gibt es das kostenlose Erstgespräch. In unserer KI-Beratung liegt dieser Entscheid direkt neben der Zugriffsfrage, weil beide dieselbe halbe Stunde brauchen.
Häufige Fragen
Speichert M365 Copilot meine Prompts?
Ja. Gespeichert werden der Prompt und die Antwort samt Verweisen auf die genutzten Dokumente, verschlüsselt und in einem versteckten Ordner im Postfach des Benutzers. Zum Training der Sprachmodelle werden diese Daten nicht verwendet. Durchsuchbar sind sie für eine Compliance-Rolle mit eDiscovery.
Wie lange werden Copilot-Unterhaltungen aufbewahrt?
So lange, wie deine Aufbewahrungsrichtlinie es sagt. Setzt niemand eine in Microsoft Purview, gibt es keine automatische Frist und die Nachrichten bleiben liegen. Der Löschlauf braucht typischerweise ein bis sieben Tage, bei kurzen Fristen auch deutlich länger.
Kann der Arbeitgeber Copilot-Unterhaltungen lesen?
Technisch ja, über eDiscovery und das Unified Audit Log. Die offene Frage ist nicht die Technik, sondern die Regel dahinter: bei welchem Anlass gesucht wird, wer das freigibt und wer informiert wird. Diese zwei Zeilen gehören vor den ersten Anlass in die Nutzungsregel.
