Die Frage «Brauchen wir eine KI-Richtlinie?» kommt selten aus dem Nichts. Sie kommt nach einem konkreten Moment. Jemand aus dem Verkauf hat eine Kundenofferte in ChatGPT eingefügt, um sie umformulieren zu lassen. Oder in der HR ist aufgefallen, dass ein Bewerbungsgespräch von einem Transkriptions-Tool mitgeschrieben wurde, das nie jemand geprüft hat.
Der Moment ist unangenehm. Aber er ist nützlich, weil er zeigt, dass die Frage falsch herum gestellt ist.
Richtig herum lautet sie: KI ist bei euch im Einsatz, vermutlich seit Monaten. Wollt ihr mitentscheiden, wie?
Die Richtlinie kommt nach der Realität
In unserer Erfahrung nutzt in den meisten KMU ein Teil der Belegschaft KI-Tools, lange bevor die Geschäftsleitung das Thema auf den Tisch bringt: private ChatGPT-Konten, Übersetzungsdienste, Transkriptions-Apps in Meetings, Browser-Erweiterungen, die «beim Schreiben helfen». Nichts davon wurde eingeführt. Es war einfach irgendwann da.
Der Satz, den wir in Erstgesprächen dazu am häufigsten hören, lautet: «Bei uns ist KI noch kein Thema.» Er stimmt fast nie. Gemeint ist: Die Geschäftsleitung hat noch nicht entschieden, KI einzuführen. Aber die Einführung hat nicht auf sie gewartet. Wer nachschaut, findet die Spuren schnell, in den installierten Browser-Erweiterungen, in den Spesenabrechnungen mit kleinen Software-Abos, in Sitzungsprotokollen, die plötzlich verdächtig sauber formatiert sind.
Das ist keine Böswilligkeit. Deine Leute wollen schneller arbeiten, und die Tools helfen ihnen dabei. Schatten-KI entsteht dort, wo Antworten fehlen: Darf ich das? Mit welchen Daten? Und wen frage ich, wenn ich es nicht weiss?
Solange diese Antworten fehlen, beantwortet jede Mitarbeiterin die Fragen selbst, jeden Tag, nach eigenem Ermessen. Manche entscheiden vorsichtig, manche pragmatisch, manche gar nicht. Das Ergebnis ist keine Katastrophe, aber es ist ein Blindflug: Kaum jemand im Haus kann sagen, welche Firmendaten bei welchem Anbieter liegen.
Der Reflex, der daraus oft folgt, ist das Verbot. Es fühlt sich nach Kontrolle an und ist das Gegenteil davon. Die Nutzung verschwindet nicht, sie wandert aufs private Handy, aus dem Firmennetz und damit aus deinem Blickfeld. Wer pauschal verbietet, tauscht Sichtbarkeit gegen ein gutes Gefühl.
Was das Gesetz verlangt, und was nicht
Kurz zur Rechtslage, weil die Frage oft mit Compliance-Sorge daherkommt.
Die Schweiz hat kein eigenes KI-Gesetz. Der Bundesrat hat sich im Februar 2025 gegen ein Rahmengesetz entschieden: Stattdessen will er die KI-Konvention des Europarats ratifizieren und das Recht dort anpassen, wo es sektoriell nötig ist, etwa im Gesundheitswesen oder im Verkehr. Die Konvention selbst richtet sich in erster Linie an staatliche Akteure. Übersetzt heisst das: Eine Pflicht, als KMU eine KI-Richtlinie zu haben, existiert nicht, und sie ist auch nicht absehbar.
Zwei Dinge gelten trotzdem. Erstens das nDSG: Es macht keinen Unterschied, ob Personendaten in einer Excel-Tabelle oder in einem KI-Tool bearbeitet werden. Wer Kundendaten einem Anbieter übergibt, braucht dafür eine Grundlage und in aller Regel einen Auftragsbearbeitungsvertrag, und zwar unabhängig davon, wie clever das Tool ist. Das private Gratis-Konto eines Mitarbeiters erfüllt diese Anforderung nicht. Zweitens der EU AI Act: Er wirkt über die EU hinaus. Wenn dein Unternehmen KI-Systeme anbietet oder einsetzt, deren Ergebnisse in der EU verwendet werden, kann er dich treffen, auch mit Sitz in Zug oder St. Gallen.
Der Grund für eine KI-Richtlinie ist also nicht der Regulator. Der Grund ist betrieblich: Ohne sie entscheidet jede einzelne Person in deinem Unternehmen selbst, welche Daten sie welchem Anbieter anvertraut. Das ist die eigentliche Exposure, und sie wächst mit jedem neuen Tool.
Die vier Fragen, die eine KI-Richtlinie beantworten muss
Eine KI-Richtlinie ist kein Rechtsdokument. Sie ist eine Arbeitsanweisung, und zwar eine kurze. Sie muss vier Fragen beantworten, in einer Sprache, die deine Leute ohne Jurastudium verstehen.
1. Welche Daten dürfen in welche Tools?
Das ist der Kern, und er funktioniert nur mit einer minimalen Datenklassifizierung. Drei Stufen reichen für den Start: öffentlich, intern, vertraulich. Öffentliche Inhalte dürfen in jedes freigegebene Tool. Interne nur in Tools mit Firmenvertrag. Vertrauliches, also Kundendaten, Personaldaten, Preise, Verträge, in gar keines ohne explizite Freigabe. Ohne diese Unterscheidung ist jede KI-Regel ein Bauchgefühl.
Wichtig ist, die Stufen an Beispielen festzumachen, die deine Leute aus ihrem Alltag kennen. «Vertraulich» bleibt abstrakt, «die Offerte für Kunde X, der Arbeitsvertrag, die Lohnliste» versteht jede Person im Haus sofort. Die Klassifizierung braucht kein eigenes Projekt, sie braucht eine halbe Seite mit Beispielen.
2. Welche Tools sind freigegeben, und wo laufen sie?
Eine kurze Liste, mehr nicht. Sie beantwortet vor allem eine Frage: Läuft das Tool über ein privates Gratis-Konto oder über einen Firmenvertrag mit Auftragsbearbeitungsvereinbarung? Das private ChatGPT-Konto und der Firmen-Tenant sehen für die Nutzerin fast gleich aus, rechtlich und datenseitig liegen Welten dazwischen. Und wenn ihr Werkzeuge wie Copilot im Haus habt: Die eigentliche Arbeit ist nicht die Lizenz, sondern die Berechtigungen dahinter.
3. Wer verantwortet den Output?
Die einfachste und am häufigsten übersprungene Regel: KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Verantwortlich bleibt, wer sie verschickt, veröffentlicht oder danach entscheidet. Die Offerte mit dem falschen Preis, das Bewerberfeedback mit der schiefen Formulierung, die halluzinierte Quellenangabe im Bericht: Die Ausrede «das hat die KI geschrieben» gibt es nicht. Wer das einmal klar aufschreibt, erspart sich später die mühsamste Diskussion.
Die Regel wirkt übrigens in beide Richtungen. Sie schützt auch die Mitarbeitenden, die die Werkzeuge gut einsetzen: Wer den Output prüft und dafür geradesteht, muss sich für die Nutzung nicht rechtfertigen. Das nimmt dem Thema die Heimlichkeit, und genau die ist das Risiko.
4. Wie kommen neue Tools dazu?
Der Punkt, den fast alle Richtlinien vergessen, und der über ihr Überleben entscheidet. Das Tool-Angebot ändert sich schneller als jedes Dokument. Wenn der offizielle Weg zu einem neuen Tool Wochen dauert oder gar nicht existiert, gewinnt das private Konto, und du bist zurück im Blindflug. Es braucht einen einfachen Weg zum Ja: eine Person, die Anfragen innert Tagen beantwortet, mit klaren Kriterien statt Einzelfall-Bauchgefühl.
Die Kriterien dürfen banal sein, Hauptsache sie sind aufgeschrieben: Wo verarbeitet der Anbieter die Daten? Gibt es einen Firmenvertrag mit Auftragsbearbeitung? Lassen sich eure Eingaben vom Training des Modells ausschliessen? Was kostet es, und ersetzt es etwas, das ihr schon habt? Das ist eine Viertelstunde Prüfung pro Tool, kein Beschaffungsprozess mit Sitzungsrhythmus.
Woran KI-Richtlinien scheitern
Wir sehen in der Praxis immer wieder dieselben drei Muster, quer durch Branchen und Firmengrössen.
Das Juristendokument: 20 Seiten, sauber formuliert, rechtlich wasserdicht, ungelesen. Eine Richtlinie, die niemand liest, schützt genau nichts. Sie erzeugt nur das Gefühl, das Thema sei erledigt, und das ist gefährlicher als gar keine Richtlinie, weil niemand mehr nachfragt.
Das Totalverbot: fühlt sich entschlossen an, erzeugt aber exakt die Schatten-Nutzung, die es verhindern wollte. Die Frage ist nicht, ob deine Leute KI nutzen. Die Frage ist, ob sie es dort tun, wo du es sehen kannst.
Die Kopiervorlage: eine generische Muster-Richtlinie aus dem Internet, angepasst beim Firmennamen und sonst nirgends. Sie verlangt Prozesse, die es bei euch nicht gibt, und erwähnt Tools, die niemand nutzt. Ein einfacher Test: Wenn deine KI-Richtlinie unverändert auch im Betrieb nebenan hängen könnte, regelt sie nichts.
Hinter allen drei Mustern steckt dasselbe Missverständnis: dass die Richtlinie das Ziel ist. Sie ist aber nur das sichtbare Ende einer Kette, die mit einer unspektakulären Frage beginnt: Welche KI-Tools sind bei uns überhaupt im Einsatz? Ohne dieses Inventar regulierst du eine Vermutung. Die Bestandesaufnahme ist weniger Aufwand, als sie klingt: eine kurze, sanktionsfreie Umfrage im Team, ein Blick in die Browser-Erweiterungen und die Spesen, und du hast ein Bild, das der Realität nahekommt. Auf «sanktionsfrei» kommt es an: Wer die erste Antwort bestraft, bekommt keine zweite.
Eine Seite reicht für den Anfang
Du brauchst für den Start kein Projekt und keinen Ausschuss. Eine Seite, vier Antworten, verständlich formuliert, von der Geschäftsleitung getragen. Danach ein Gespräch mit den Leuten, die KI heute schon am intensivsten nutzen, denn ihre Workarounds zeigen dir, was die Richtlinie erlauben muss, damit sie befolgt wird.
Und dann das, was aus dem Papier eine Regel macht: Die Geschäftsleitung hält sich selbst daran, sichtbar. Wenn der Chef seine Mails weiterhin durchs private ChatGPT-Konto schiebt, ist die schönste Richtlinie nur Dekoration. Mal ehrlich: Was du aufschreibst, lesen deine Leute vielleicht einmal. Was du tust, sehen sie jeden Tag.
Wächst der Anspruch, etwa weil Kunden nach eurem KI-Umgang fragen oder der EU-Bezug real wird, lässt sich aus der einen Seite ein richtiges Regelwerk entwickeln, bis hin zu KI-Governance mit ISO/IEC 42001. Der Weg dorthin ist deutlich kürzer, wenn die erste Seite steht und gelebt wird.
Wenn du dafür einen Sparringspartner willst, der schon einige dieser Richtlinien aufgesetzt hat: Ein Erstgespräch mit uns ist unverbindlich.
Und falls du aus diesem Artikel nur eines mitnimmst, dann diese Frage für die nächste Sitzung: Welche KI-Tools sind bei euch heute im Einsatz, die nie jemand offiziell eingeführt hat?
