Die erste KI in einem Schweizer KMU wird selten beschafft. Sie wird eingeschaltet, vom Anbieter, in einem Abo, das seit Jahren läuft.
Das Muster sieht in unserer Erfahrung überall ähnlich aus. In einem Treuhandbüro mit vierzig Leuten fällt der Geschäftsleitung auf, dass die Sitzungsnotizen aus einer Abteilung seit ein paar Wochen vollständig sind, sauber gegliedert und mit Pendenzenliste. Der Teamleiter, der sie verschickt, hat nichts installiert und nichts bestellt. In seinem Outlook ist links ein Symbol aufgetaucht, das vorher nicht da war, und er hat es angeklickt. Vier Wochen später fragt der Verwaltungsrat nach der KI-Strategie. Die ehrliche Antwort lautet: wir haben keine, aber wir nutzen längst welche.
An diesem Punkt greifen die meisten zur Richtlinie. Verständlich, nur ist es der zweite Schritt. Eine Regel, die nicht weiss, worauf sie sich bezieht, bleibt ein Dokument im Ordner. Davor steht die langweiligere Arbeit: ein KI-Inventar erstellen.
Was ist ein KI-Inventar?
Ein KI-Inventar ist eine Liste der KI-Werkzeuge und KI-Funktionen, die in einem Unternehmen im Einsatz sind. Pro Eintrag hält es fest, wer damit arbeitet, welche Datenkategorien hineingehen dürfen, über welches Konto der Zugang läuft und wer im Haus dafür zuständig ist. Es ist eine Betriebsliste für die eigene Übersicht, kein Compliance-Dokument für die Ablage.
Der Unterschied zu einer Werkzeugliste liegt in der Kontospalte. Ein Werkzeugname sagt dir wenig darüber, welche Zusagen für deine Daten gelten. Das Konto sagt es dir.
Die KI, die du schon bezahlst
Microsoft schreibt es in der eigenen Dokumentation hin: Copilot Chat ist ohne Zusatzkosten für alle verfügbar, die sich mit einem Geschäfts- oder Schulkonto anmelden und ein passendes Microsoft-365-Abo haben. Business Basic, Standard und Premium sind dabei, E3 und E5 ebenso. Im FAQ zu Copilot Chat schreibt Microsoft, die Funktion sei für Organisationen mit einem Microsoft-365-Abo automatisch enthalten und verfügbar. Und Microsoft pinnt sie bei den meisten berechtigten Nutzenden von Anfang an in die Navigationsleiste, in der Copilot-App, in Teams und in Outlook.
Bei Google läuft dasselbe Muster unter anderen Namen. Die KI-Funktionen, die vorher als Gemini-Zusatzpaket verkauft wurden, stecken seit Januar 2025 in den Business- und Enterprise-Editionen von Google Workspace. Bei Zoom entscheiden Kontoinhaber und Administratoren, ob die KI-Funktionen für alle Nutzenden, für einzelne Gruppen oder gar nicht aktiv sind.
Das ist keine Kritik an den Anbietern. Ein Abo, das mehr enthält als letztes Jahr, ist zuerst einmal ein guter Deal. Es verschiebt nur den Moment, in dem jemand entscheidet. Früher hat eine Abteilung Software beschafft, und spätestens bei der Rechnung hat die Geschäftsleitung mitbekommen, dass es diese Software gibt. Heute erscheint die Funktion in einer Anwendung, die längst bewilligt ist. Es gibt keine Rechnung, die jemanden aufmerksam macht.
Deshalb findest du in den meisten Betrieben zwei Arten von KI. Die eine haben Mitarbeitende selbst mitgebracht, weil das Firmenwerkzeug fehlte; darüber haben wir im Beitrag zu Schatten-KI im Unternehmen geschrieben. Die andere hat der Anbieter eingeschaltet. Die zweite Art ist schwerer zu finden, weil niemand sie versteckt.
Mit welchem Konto meldet sich jemand an?
Das Fenster sieht gleich aus. Der Vertrag dahinter ist ein anderer.
Wer sich mit dem Geschäftskonto anmeldet, fällt unter den Unternehmensdatenschutz, den Microsoft Enterprise Data Protection nennt. Microsoft protokolliert Eingaben und Antworten, bewahrt sie auf, stellt sie für Audit, eDiscovery und Purview bereit und verwendet sie nach eigener Zusage nicht zum Training der Basismodelle. Die IT muss dafür nichts einschalten. Es gilt ab der Anmeldung.
Wer dieselbe App mit einem privaten Microsoft-Konto öffnet, sitzt in einer anderen Lage. Microsoft trennt Chats, Dateien, Berechtigungen und Schutzzusagen nach dem verwendeten Konto und empfiehlt Organisationen, ihre Leute zur Anmeldung mit dem Geschäftskonto anzuhalten. Das ist eine Kommunikationsaufgabe und kostet nichts. Sie erledigt einen Teil des Problems, den sonst später ein Werkzeug entdecken müsste.
Ohne zusätzliche Copilot-Lizenz kommt Copilot Chat nicht an die Daten in SharePoint oder im Microsoft Graph. Nutzende können aber Dateien direkt in den Chat hochladen, und diese Dateien liegen danach im OneDrive der jeweiligen Person. Der Weg der Firmendaten ins Modell führt hier über den Upload, nicht über die Berechtigungen. Bei der lizenzierten Variante ist es umgekehrt, dort erbt der Assistent die bestehenden Leserechte; das haben wir in M365 Copilot sicher einführen auseinandergenommen. Für das Inventar heisst das: beide Varianten gehören hinein, aber mit unterschiedlichen Risiken in der Spalte daneben.
Und wenn du Copilot Chat in den Apps abpinnst, ist der Zugang damit nicht weg. Microsoft hält selbst fest, dass Abpinnen den Zugriff nicht entfernt und Nutzende die Funktion weiter über die Copilot-App und andere Einstiegspunkte erreichen. Abpinnen macht es unsichtbar. Sperren ist ein anderer Schalter.
Welche KI-Tools nutzt mein Unternehmen?
Die Antwort steht in Unterlagen, die du schon hast. Fünf Orte reichen für den ersten Durchgang.
- Die Abo-Liste der Firma. Die meisten SaaS-Abos, die länger als ein Jahr laufen, haben in unserer Erfahrung inzwischen KI-Funktionen dazubekommen, ohne dass Preis oder Vertrag sich geändert hätten.
- Die Admin-Konsolen: Microsoft 365 Admin Center, Google-Workspace-Administration, Zoom-Adminportal. Dort siehst du, welche Funktionen eingeschaltet sind und für wen.
- Der Browser, also Erweiterungen und dauerhaft angemeldete Web-Dienste. Am meisten findest du bei Leuten, die viel schreiben oder übersetzen.
- Die Kreditkarten- und Spesenabrechnungen. Einzelabos im zweistelligen Frankenbereich tauchen selten in der IT auf, dafür zuverlässig in der Buchhaltung.
- Die Fachanwendungen. Treuhand-, ERP- und Branchensoftware bekommt Assistenten per Update. Eine bewusste Freigabe dafür fehlt meistens, weil die Frage nicht gestellt wurde.
Was du dafür nicht brauchst, ist ein Werkzeug, das dir ein KI-Inventar verkauft. Ein Tabellenblatt genügt für die erste Version. Es ist dasselbe unspektakuläre Prinzip wie beim Asset-Inventar: langweilig, und trotzdem das Fundament für alles, was danach kommt.
Was in die Liste gehört
Vier Spalten reichen: das Werkzeug oder die Funktion in der Bezeichnung, die im Haus benutzt wird; wer damit arbeitet und wofür; welche Datenkategorien hineindürfen; über welches Konto der Zugang läuft und welcher Vertrag damit gilt.
Die Spalte mit den Datenkategorien macht die meiste Arbeit, weil sie eine Entscheidung erzwingt, die bisher offen geblieben ist. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, haben wir in Welche Daten dürfen in ChatGPT durchgespielt. Ob für dein Konto überhaupt ein brauchbarer Auftragsbearbeitungsvertrag existiert, ist die zweite Hälfte derselben Frage.
Eine Spalte für den Zuständigen ist optional, solange die Liste kurz ist. Ab etwa einem Dutzend Einträgen wird sie es nicht mehr.
Wozu die Liste gut ist, wenn kein Kunde ein Zertifikat verlangt
Der EDÖB hat am 8. Mai 2025 festgehalten, dass das Datenschutzgesetz technologieneutral formuliert und damit direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Hersteller, Anbieter und Verwender von KI-Systemen müssen Zweck, Funktionsweise und Datenquellen der Bearbeitung transparent machen. Betroffene Personen haben ein gesetzliches Recht zu erfahren, ob sie mit einer Maschine sprechen und ob ihre Eingaben weiterverarbeitet werden. Verwender, das bist in diesem Satz du. Diese Auskunft kannst du nur geben, wenn du weisst, was in deinem Betrieb läuft.
Wenn später ein Kunde nach ISO/IEC 42001 fragt, wird aus dem KI-Inventar der Einstieg. Der Anhang A der Norm verlangt eine Dokumentation der Ressourcen eines KI-Systems, und die Norm deckt auch den blossen Einsatz von KI ab, nicht nur die Entwicklung.
Dann ist da die Kostenseite, die in solchen Diskussionen selten auftaucht. In unserer Erfahrung finden sich beim ersten Durchgang durch die Abrechnungen mehrere Einzelabos für Funktionen, die im bestehenden Firmenabo bereits enthalten sind. Das KI-Inventar ist damit auch eine Streichliste, nach demselben Muster wie beim Konsolidieren von Sicherheitswerkzeugen.
Und wenn du das nicht selbst aufsetzen willst: Das Inventar und die Einordnung der gefundenen Werkzeuge sind der erste Schritt unserer Arbeit an KI-Governance und sicherer KI-Einführung.
Anfangen, ohne ein Projekt daraus zu machen
Ein KI-Inventar erstellen heisst: die Abo-Liste, die Admin-Konsolen und die letzten drei Kreditkartenabrechnungen einmal nebeneinander legen und aufschreiben, was dabei herauskommt. Die erste Version wird unvollständig sein. Eine unvollständige Liste ist trotzdem mehr wert als die Annahme, es gebe nichts zu listen. Danach hat die KI-Richtlinie, die ohnehin irgendwann kommt, einen Gegenstand, auf den sie sich beziehen kann.
Wenn du wissen willst, was bei euch läuft, ohne selbst durch die Admin-Konsolen zu steigen, dann sprich uns an. Ein Erstgespräch ist unverbindlich.
Welche KI-Funktion läuft in deinem Betrieb, ohne dass jemand sie entschieden hat?
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Inventar?
Ein KI-Inventar ist eine Liste der KI-Werkzeuge und KI-Funktionen, die in einem Unternehmen im Einsatz sind. Pro Eintrag hält es fest, wer damit arbeitet, welche Datenkategorien hineingehen dürfen, über welches Konto der Zugang läuft und wer im Haus dafür zuständig ist. Es ist eine Betriebsliste für die eigene Übersicht, kein Compliance-Dokument für die Ablage.
Welche KI-Funktionen sind in Microsoft 365 schon enthalten?
Microsoft Copilot Chat ist laut Microsofts Dokumentation ohne Zusatzkosten für alle verfügbar, die sich mit einem Geschäfts- oder Schulkonto anmelden und ein passendes Microsoft-365-Abo haben, darunter Business Basic, Standard und Premium sowie E3 und E5. Microsoft pinnt die Funktion bei den meisten berechtigten Nutzenden von Anfang an in die Navigationsleiste.
Brauche ich ein KI-Inventar, wenn kein Kunde ein Zertifikat verlangt?
Ja. Der EDÖB hat 2025 festgehalten, dass das Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist und Verwender Zweck, Funktionsweise und Datenquellen transparent machen müssen. Diese Auskunft kannst du nur geben, wenn du weisst, welche KI in deinem Betrieb läuft. Das Inventar deckt nebenbei doppelt bezahlte Einzelabos auf.
