«KI ist bei uns kein Thema.» Diesen Satz hören wir in Erstgesprächen öfter, als du vermuten würdest, und er ist fast nie wahr.
Kein Thema heisst in der Praxis meist: kein offizielles Thema. Im Marketing schreibt jemand die Kundenmails längst mit ChatGPT vor. Im Verkauf fasst jemand lange Angebote mit einem Gratis-Tool zusammen. Und die Assistentin der Geschäftsleitung lässt sich Sitzungsprotokolle von einer KI transkribieren, von der im Haus niemand den Namen kennt. Das alles läuft über private Konten, oft auf privaten Geräten, und es wurde in keiner Sitzung je erwähnt. Genau das ist Schatten-KI.
Der Reflex, wenn die Geschäftsleitung das merkt, ist verlässlich derselbe: verbieten. Zugang sperren, Weisung verschicken, Ruhe im Karton. In unserer Erfahrung ist das der Moment, in dem aus einem lösbaren Problem ein unsichtbares wird.
Was ist Schatten-KI?
Schatten-KI (englisch Shadow AI) ist der Einsatz von KI-Tools durch Mitarbeitende ohne Wissen oder Freigabe des Unternehmens: private ChatGPT-Konten, Gratis-Tools aus dem Browser, KI-Funktionen in bereits genutzter Software. Der Begriff lehnt sich an Schatten-IT an. Der Unterschied: Bei Schatten-KI fliessen häufig Geschäftsdaten in Systeme, die das Unternehmen weder vertraglich noch technisch im Griff hat.
Und das Phänomen ist breiter, als die offensichtlichen Chatbots vermuten lassen. KI steckt inzwischen in Übersetzungsdiensten, Notiz-Apps, Meeting-Assistenten und Browser-Erweiterungen. Der Meeting-Bot, der ungefragt im Videocall auftaucht, weil ihn ein Teilnehmer privat abonniert hat, ist genauso Schatten-KI wie das ChatGPT-Fenster im zweiten Tab. Ein Teil deiner Schatten-KI wurde also nie bewusst eingeführt. Sie kam als Funktions-Update in ein Tool, das schon da war, oder als Gast in ein Meeting, zu dem sie niemand eingeladen hat.
Wichtig für die Einordnung: Das ist der Normalfall, nicht der Ausnahmefall. Wir haben noch kein Unternehmen gesehen, in dem die tatsächliche KI-Nutzung mit der offiziell bekannten übereinstimmte. Die Frage ist nicht, ob es bei dir Schatten-KI gibt. Die Frage ist, wie gross die Lücke zwischen Annahme und Realität ist.
Warum deine Leute zur Schatten-KI greifen
Die Geschichte hinter Schatten-KI ist unspektakulärer, als der Name klingt.
Niemand in deinem Team steht morgens auf, um die Datensicherheit der Firma zu untergraben. Da ist jemand, der um 16:30 einen Bericht fertig haben muss und weiss, dass ihm ein Sprachmodell eine Stunde spart. Da ist jemand, der zum dritten Mal denselben Angebotstext schreibt und sich denkt: Das kann auch eine Maschine. Schatten-KI entsteht dort, wo der Nutzen offensichtlich ist und der offizielle Weg fehlt.
Das ist exakt dieselbe Mechanik, die vor Jahren Dropbox und private WhatsApp-Gruppen in die Firmen gebracht hat. Die Leute sind schneller als die Organisation. Unbequem, ja. Aber darin steckt auch die Nachricht, die in den aufgeregten Diskussionen meist untergeht: Du musst niemanden mehr von KI überzeugen. Dein Team testet sie bereits, auf eigene Faust und teils auf eigene Rechnung. Schatten-KI ist das ehrlichste Nachfragesignal, das du je bekommen wirst. Es zeigt dir präzise, welche Prozesse zu langsam und welche Werkzeuge zu schwach sind.
Ein Muster, das wir dabei öfter sehen: Am intensivsten wird Schatten-KI dort genutzt, wo repetitive Textarbeit auf Termindruck trifft. Offerten, Berichte, Übersetzungen, Protokolle. Das sind selten die Abteilungen, an die eine Geschäftsleitung beim Stichwort KI zuerst denkt. Wer nur auf die IT schaut, sucht am falschen Ort. Die produktivste und zugleich unkontrollierteste Nutzung sitzt in unserer Erfahrung im Backoffice, im Verkauf und in der Administration, bei Leuten, die schlicht ihre Arbeit schneller erledigen wollen.
Wer Schatten-KI nur als Sicherheitsloch liest, verpasst die Hälfte der Information.
Was ein Verbot bewirkt
Ein Verbot fühlt sich nach Kontrolle an. Es bewirkt in der Regel drei Dinge, und keines davon ist Kontrolle.
Erstens verschwindet die Nutzung nicht, sie wandert. Vom Firmenlaptop aufs private Handy, vom bekannten Tool auf ein unbekanntes. Auf dem privaten Gratis-Konto gelten dann die Bedingungen des Anbieters für Privatkunden: Je nach Konto und Einstellungen können Eingaben zur Weiterentwicklung der Modelle verwendet werden, es gibt keinen Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit deiner Firma, keine Protokolle, keine Möglichkeit, Daten zentral zu löschen. Die gängigen Business-Versionen schliessen genau das vertraglich aus. Ein Verbot schiebt deine Geschäftsdaten also von der besseren Vertragslage in die schlechtere.
Zweitens verlierst du die Information. Wer fragt schon nach, ob ein neues Tool in Ordnung ist, wenn die Antwort mit Sicherheit Nein lautet? Nach dem Verbot erzählt dir niemand mehr, was er nutzt. Dein Bild der Lage wird nicht besser, es wird dunkler.
Drittens ändert das Verbot nichts an deiner Verantwortung. Für die Bearbeitung von Personendaten bleibt das Unternehmen verantwortlich, nDSG-konform muss sie auch dann sein, wenn sie über ein privates Konto lief, von dem offiziell niemand wusste. Und wer darauf wartet, dass ein Schweizer KI-Gesetz Klarheit schafft, wartet auf das falsche Ereignis: Der Bundesrat hat im Februar 2025 entschieden, vorerst kein eigenes KI-Gesetz zu erlassen. Das Datenschutzgesetz gilt dafür längst, auch für jede KI-Eingabe mit Personendaten.
Der Fairness halber: Es gibt eine Stelle, an der ein klares Nein richtig ist. Nur betrifft sie Datenkategorien, nicht Werkzeuge. Besonders schützenswerte Personendaten, Kundengeheimnisse oder Zahlen vor dem Abschluss haben in keinem nicht freigegebenen Tool etwas verloren, egal wie gut es ist. Ein Nein zu bestimmten Daten lässt sich erklären und durchsetzen. Ein Nein zu einer ganzen Technologie, die in jedem Browser steckt, lässt sich nur behaupten.
Zur Beruhigung, weil das Thema gern dramatisiert wird: Nichts davon ist ein Notfall. Es ist eine Aufgabenliste. Und sie ist kürzer, als du denkst.
Sichtbar machen statt jagen: die drei Schritte
Der Weg, der in unseren Mandaten funktioniert, ist unspektakulär und kommt ohne neues Sicherheitsprodukt aus.
Schritt 1: Inventar durch Fragen, nicht durch Scanner. Es gibt Discovery-Tools, die KI-Nutzung im Netzwerk aufspüren, und in grossen Umgebungen haben sie ihren Platz. Im KMU ist der direktere Weg meist der bessere: Frag dein Team, offen und ohne Sanktionsdrohung. Welche Tools nutzt ihr, wofür, mit welchen Daten? Damit das ehrliche Antworten gibt, braucht es eine einfache Zusage: Es geht um Ordnung, nicht um Schuld. Wer die Runde mit einer Abmahnung im Hinterkopf eröffnet, bekommt eine leere Liste und behält das Problem. Die Liste, die bei einer ehrlichen Runde entsteht, ist doppelt wertvoll. Sie ist dein KI-Inventar, und sie ist eine Prozesslandkarte deiner Engpässe.
Mit dieser Liste passiert dann etwas Nüchternes: Triage. In unserer Erfahrung landet der grösste Teil der Einträge im Topf «freigeben», oft mit der Auflage, aufs Firmenkonto zu wechseln. Ein zweiter Teil wird gebündelt, weil drei Tools denselben Job machen. Und nur ein kleiner Rest gehört in den Topf «stoppen», fast immer wegen der Datenkategorie, nicht wegen des Werkzeugs. Wenn am Ende deiner Inventur alles im Stopp-Topf liegt, war es keine Inventur, sondern doch ein Verbot mit Umweg.
Schritt 2: Einen offiziellen Kanal anbieten. Der wirksamste Schutz gegen den Schleichweg ist ein bequemer Hauptweg. Konkret: ein Firmenkonto bei einem Anbieter, mit Vertrag, zentraler Verwaltung und der Zusicherung, dass Eingaben nicht ins Training fliessen. Ab diesem Moment kippt die Logik. Vorher war das private Konto der schnellste Weg, jetzt ist es der umständlichere. Welche Daten dann in welches Werkzeug dürfen, haben wir im Beitrag Welche Daten dürfen in ChatGPT? mit einem einfachen Listen-System beschrieben.
Schritt 3: Die Regeln auf eine Seite bringen. Keine 20-seitige Weisung, die niemand liest. Eine Seite: welche Datenkategorien in freigegebene Tools dürfen, welche nicht, und wer über neue Tools entscheidet. Der letzte Punkt ist der wichtigste, denn neue KI-Tools erscheinen wöchentlich, und deine Regel muss diese Zukunft aushalten, ohne jedes Mal neu geschrieben zu werden. Eine benannte Person, ein kurzer Prüfweg, eine Antwort innert Tagen statt Monaten. Warum eine Seite reicht und wie sie aussieht, steht in Brauchen wir eine KI-Richtlinie?
Ein Nebeneffekt, der in Budgetgesprächen gern übersehen wird: Der Inventar-Schritt spült regelmässig bezahlte Einzelabos an die Oberfläche, die über Spesenabrechnungen laufen. Drei Leute mit drei Einzelabos für denselben Job, das ist der Lizenz-Wildwuchs der Schatten-IT in neuer Form. Wer den Kanal bündelt, räumt nebenbei die Kosten auf.
Wenn du das strukturiert angehen willst, samt Einbettung in dein bestehendes Sicherheits-Setup statt als Insel-Projekt, ist das der Kern unserer KI-Governance-Arbeit.
Der Satz, an dem du es merkst
Zurück zum Anfang. «KI ist bei uns kein Thema» ist keine Beruhigung, es ist ein Messfehler. Der Satz beschreibt nicht die Nutzung in deinem Unternehmen, sondern nur deine Sicht darauf. Die Nutzung selbst läuft längst, die einzige offene Frage ist, ob sie über Konten läuft, die du im Griff hast, oder über solche, von denen du nichts weisst.
Die gute Nachricht bleibt: Der Abstand zwischen diesen beiden Zuständen ist kein Grossprojekt, sondern drei nüchterne Schritte. Fragen, Kanal, eine Seite Regeln. Das meiste davon schaffst du in Wochen, nicht in Quartalen.
Wenn du dabei eine Aussensicht willst, die schon ein paar dieser Inventare gesehen hat: Ein Erstgespräch kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Und falls du es vorher selbst wissen willst: Wenn du morgen dein Team fragst, welche KI-Tools tatsächlich im Einsatz sind, wie viele kommen wohl zusammen?
