Der Monatsbericht ist am Dienstagmittag fertig. Drei Systeme, zwei Tabellen, eine Person, die weiss, in welcher Reihenfolge das geht. So läuft das seit Jahren, und es läuft gut.
Wenn an dieser Stelle jemand fragt, ob man das nicht der KI überlassen könnte, kommt meistens ein Ja mit einem Achselzucken. Die Frage, die danach fällig wäre, stellt kaum jemand: Was kostet dieser Bericht heute?
Die Kosten eines Ablaufs zu berechnen klingt nach einer Hausaufgabe fürs Controlling. Es ist der eine Teil der Übung, den du nicht nachholen kannst. Sobald der Ablauf anders läuft, ist die alte Zahl verschwunden, und mit ihr die Möglichkeit zu zeigen, ob sich etwas verändert hat.
Warum du die Kosten eines Ablaufs vorher berechnest
In unserer Erfahrung fangen KI-Vorhaben im KMU bei einem Werkzeug an und enden in einer Diskussion, die niemand gewinnen kann. Es fühlt sich schneller an. Beweisen lässt es sich nicht. Nach einem halben Jahr sitzt die Geschäftsleitung vor der Frage, ob das Ding bleiben soll, und die einzige belastbare Zahl auf dem Tisch sind die Lizenzkosten.
Das ist keine Messschwäche, das ist eine Reihenfolgefrage. Eine Zahl über den Zustand vorher kannst du nur vorher erheben. Danach erinnern sich die Beteiligten an unterschiedliche Versionen davon, wie lange das früher gedauert hat. Die Person, die den Ablauf macht, erinnert sich an den schlimmsten Monat. Die Person, die ihn bezahlt, an den schnellsten. Beide meinen es ehrlich, und keine der zwei Erinnerungen taugt für einen Entscheid.
Bei uns läuft der Blog zweisprachig, ohne dass morgens jemand wach ist. Früher hiess das: schreiben, übersetzen, Bild erzeugen, hochladen, prüfen, jeden Schritt von Hand und in dieser Reihenfolge. Was wir nie festgehalten haben, ist, was der alte Weg gekostet hat. Wir können heute sagen, was läuft, aber nicht, um wie viel es besser wurde. Die Lücke, über die dieser Text geht, haben wir selbst offen gelassen. Das ist der Grund, warum wir bei Kunden darauf bestehen und bei uns daran erinnert werden.
Die fünf Posten, aus denen sich der Preis eines Ablaufs ergibt
Wir fragen in jedem Erstgespräch dieselben fünf Dinge ab. Nicht weil die Zahl auf den Franken stimmen muss, sondern weil beim Zusammenzählen regelmässig etwas sichtbar wird, das vorher niemand so gesehen hat.
Arbeitszeit
Der offensichtliche Posten, und der, der in unserer Erfahrung zu tief angesetzt wird. Eine Arbeitsstunde kostet dich mehr als den Lohn: allein der Arbeitgeberbeitrag an die AHV liegt bei 4,35 Prozent der massgebenden Löhne (Art. 13 AHVG). Dazu kommen die Beiträge an IV, EO und Arbeitslosenversicherung, von denen der Arbeitgeber je die Hälfte trägt, die Prämie für Berufsunfälle und mindestens die Hälfte der Pensionskassenbeiträge.
Dazu eine zweite Korrektur. Eine Vollzeitstelle enthält keine 52 Arbeitswochen. Das Gesetz verlangt wenigstens vier Wochen Ferien pro Dienstjahr, bei Mitarbeitenden bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf (Art. 329a OR). Dazu Feiertage, Krankheit, Weiterbildung. Wer seinen internen Stundensatz aus Jahreslohn geteilt durch Kalenderstunden bildet, rechnet jeden Ablauf billiger, als er ist.
Übergaben
Jeder Wechsel von einer Person zur nächsten kostet zweimal: beim Abgeben und beim Wiedereinsteigen. Die Person, die den Bericht am Dienstag weitergibt, schreibt eine Mail dazu. Die Person, die ihn übernimmt, liest sich ein, findet eine Unklarheit, fragt zurück und wartet.
Zähl die Übergaben eines Ablaufs einmal durch, von der Auslösung bis zum Ergebnis. Bei den Abläufen, die wir angeschaut haben, lag die Zahl meist höher als erwartet, und sie erklärt mehr über die Dauer als die eigentliche Arbeit. Jede Übergabe braucht einen Moment, in dem die nächste Person gerade Zeit hat. Daran hängt die Dauer, nicht am Tempo der Arbeit selbst.
Externe Kosten
Alles, was pro Durchlauf an Dritte geht. Der Dienstleister, der die Daten aufbereitet, die Agentur für den immer gleichen Versand, der Übersetzungsdienst, das Abo, das nur für diesen einen Schritt existiert.
Dieser Posten ist der einfachste von allen, weil er in der Buchhaltung steht. Er wird trotzdem oft vergessen, weil er in einem anderen Konto liegt als die Löhne und deshalb selten neben der Arbeitszeit auftaucht.
Fehler und Nacharbeit
Was passiert, wenn der Ablauf schiefgeht, und wie oft geht er schief? Die falsche Zahl im Bericht, die nachträglich korrigierte Rechnung, die Offerte, die mit der falschen Position rausgeht und zurückkommt.
Fehler kosten zweimal: die Reparatur, und die Vorsicht danach. In unserer Erfahrung prüft nach einem sichtbaren Fehler jemand monatelang jeden Durchlauf doppelt. Diese Prüfzeit gehört zum Ablauf, auch wenn sie in keiner Beschreibung davon steht.
Wartezeit
Die Zeit, in der nichts passiert und es trotzdem etwas kostet. Der Auftrag, der auf eine Freigabe wartet. Die Offerte, die drei Tage liegt, weil die Person abwesend ist, die sie unterschreiben muss.
Wartezeit ist der Posten, den eine Zeiterfassung strukturell nicht sehen kann. Erfasst wird, woran jemand arbeitet, nicht, was darauf wartet, dass jemand arbeitet. Bei Abläufen, die Kunden berühren, kann sie der teuerste der fünf sein, weil sie am Umsatz hängt und nicht an den Kosten.
Was die Zahl mit dem Entscheid macht
Die ersten drei Posten findest du in Systemen. Die letzten zwei findest du nur, wenn du die Leute fragst, die den Ablauf machen. Das sind die zwei, die den Entscheid kippen.
Ein Ablauf, der nach Arbeitszeit harmlos aussieht, kann über Nacharbeit und Wartezeit einen erheblichen Teil seines Jahreswerts tragen. Und umgekehrt: Ein Ablauf, über den im Haus laut gestöhnt wird, aber einmal im Quartal läuft, ist kein Fall für einen Umbau, egal wie unangenehm er sich anfühlt. Häufigkeit mal Kosten pro Durchlauf entscheidet, nicht der Ärger pro Durchlauf.
Diese Rechnung gehört auf ein Blatt, das die Geschäftsleitung bestätigt. Bei uns steht dieses Blatt am Anfang von «Ein Prozess weniger», vier Wochen, in denen ein Ablauf umgebaut und gegen genau diese Zahl gemessen wird. Ohne das Blatt bleibt am Ende Auslegungssache, ob es funktioniert hat.
Die Schätzung, die im Meeting hält
Drei der fünf Posten wirst du schätzen. Das ist in Ordnung, wenn du es so aufschreibst.
Eine Schätzung hält, wenn sie von der Person kommt, die den Ablauf macht, wenn sie als Schätzung markiert ist und wenn sie eine Spanne nennt statt einer falschen Genauigkeit. Zwei bis vier Stunden pro Durchlauf ist eine brauchbare Angabe. Drei Stunden und zwölf Minuten ist eine Behauptung, die beim ersten Widerspruch fällt und das ganze Blatt mitnimmt.
Was dagegen nicht hält: eine Zahl, die aus einem Branchenvergleich stammt. Die Kosten eines Ablaufs berechnen heisst, deine eigenen Zahlen zu nehmen. Fremde Durchschnitte klingen präziser und sind für deinen Entscheid wertlos.
Wo diese Zahl aufhört
Die Zahl sagt dir nicht, ob der Ablauf der richtige ist. Eine Zahl über wiederkehrende Arbeit sagt, was diese Arbeit kostet, nicht, ob sie am Geschäft hängt. Die Frage davor ist eine andere, und wir haben sie an anderer Stelle beschrieben: der beste KI-Anwendungsfall steht in deiner Erfolgsrechnung. Zuerst die Richtung, dann die Zahl.
Ein Versprechen ist die Rechnung auch nicht. Gesparte Stunden werden nicht von selbst zu Geld. Zu Geld werden sie, wenn Arbeit wegfällt, ein externer Auftrag nicht mehr nötig ist oder die freie Zeit dort landet, wo das Geschäft gerade klemmt. Sonst verteilt sich die gesparte Viertelstunde über den Tag und landet im Postfach.
Und sie ersetzt die Arbeit nicht, die nach dem Umbau anfällt. Ein Ablauf, der ohne Menschen läuft, braucht trotzdem jemanden, der ihn im Blick hat. Wir haben diese unsichtbare Arbeit hinter KI-Agenten einmal auseinandergenommen. Diese Arbeit gehört in dieselbe Rechnung, nur auf die andere Seite.
Woran du einen geeigneten Ablauf erkennst
Zwei Dinge kannst du beobachten, ohne etwas zu erheben.
Erstens: Der Ablauf läuft jede Woche oder jeden Monat gleich, und du kannst sagen, was am Ende herauskommen soll. Was sich jedes Mal anders anfühlt, ist Urteilsarbeit und bleibt beim Menschen.
Zweitens: Die Daten dafür liegen in zwei oder drei Systemen, nicht in zwölf, und sie liegen digital. Ein Ablauf, der an einem Ordner mit Papier hängt, ist zuerst ein Ablageprojekt und erst danach ein Fall für KI.
Trifft beides zu, lohnt es sich, die Kosten dieses Ablaufs zu berechnen, bevor jemand etwas umbaut. Die Zahlen dafür hast du im Haus, bei den Leuten, die den Ablauf heute machen. Erfinden muss hier niemand etwas, und deshalb machen wir diese Rechnung vor einem Angebot und nicht danach.
Das Blatt, bevor jemand über Preise spricht
Drei Dinge gehören darauf, und mehr braucht es für den Anfang nicht:
- Der Ablauf, von welchem Auslöser bis zu welchem Ergebnis, und wie oft er im Jahr läuft.
- Die fünf Posten mit einer Zahl dahinter, Schätzungen als Schätzung markiert.
- Der Jahreswert, und daneben ein ehrlicher Satz, welcher Anteil davon realistisch wegfällt.
Dafür braucht es eine Sitzung mit der Person, die den Ablauf heute macht. Es ist der unspektakulärste Teil des ganzen Vorhabens und der einzige, den du später nicht wiederholen kannst.
Welcher Ablauf ist dir beim Lesen als Erster eingefallen?
Wenn du prüfen willst, ob er sich für diese Rechnung eignet, schreib uns für ein kurzes Erstgespräch. Es kostet nichts und endet mit einer Einschätzung, keiner Offerte.
Häufige Fragen
Wie berechne ich die Kosten eines Ablaufs?
Zähl fünf Posten pro Durchlauf zusammen: Arbeitszeit zum Vollkostensatz, Übergaben zwischen Personen, externe Kosten an Dritte, Fehler und Nacharbeit sowie Wartezeit. Multipliziert mit der Häufigkeit im Jahr ergibt das den Jahreswert. Drei der fünf Posten wirst du schätzen, das ist in Ordnung, wenn du die Schätzung als Schätzung kennzeichnest.
Warum muss die Messung vor dem Start passieren?
Weil der Zustand vorher danach nicht mehr existiert. Sobald der Ablauf anders läuft, erinnern sich die Beteiligten an unterschiedliche Versionen davon, wie lange er früher gedauert hat. Ohne die vorher notierte Zahl bleibt am Ende Auslegungssache, ob der Umbau etwas gebracht hat.
Welcher Ablauf eignet sich für den Anfang?
Einer, der sich jede Woche oder jeden Monat gleich wiederholt und ein benennbares Ergebnis hat, und dessen Daten digital in zwei oder drei Systemen liegen. Abläufe, die sich jedes Mal anders anfühlen, sind Urteilsarbeit und bleiben beim Menschen. Hängt alles an Papier, ist es zuerst ein Ablageprojekt.
