Der Entscheid ist gefallen, die Lizenzmenge soll runter. Dann meldet die Konsole, dass das gerade nicht geht.
An dieser Stelle bleiben Sparentscheide in der IT-Sicherheit liegen. Der Grund sitzt selten im Haus. Er sitzt in einer Vertragsmechanik, die nach oben und nach unten unterschiedlich schnell ist, und die kaum jemand liest, bevor er sie braucht.
Welche Werkzeuge überhaupt wegkönnen, ist die Frage davor, und wir haben sie im Beitrag zum Konsolidieren von Sicherheitstools beantwortet. Hier geht es um die Frage danach: Was lässt der Vertrag zu, und bis wann?
Kaufen geht immer, kürzen nur an einem Stichtag
Microsoft beschreibt die Mechanik in der Dokumentation zum Kauf und Entfernen von Lizenzen so: «you can buy more licenses for your subscription at any time. However, you can only remove licenses from your subscription if it's within seven days of buying or renewing your subscription.» Nach oben jederzeit, nach unten sieben Tage.
Beim Kündigen gilt dasselbe Fenster. Auf der Seite zum Kündigen eines Geschäftsabos steht: «You can only cancel and receive a prorated credit or refund if you cancel within seven days after the start or renewal of your subscription.» Für alles danach gilt: «If more than seven days have passed since your subscription started or renewed, turn off recurring billing. Turning off recurring billing prevents your subscription from renewing at the end of its term. You keep access to your products and services for the remainder of your subscription.»
Übersetzt heisst das: Verpasst du das Fenster, zahlst du die bestehende Menge bis zum Ende der Laufzeit weiter. Gemeint ist damit keine Strafe, es gilt eine gewöhnliche Mindestlaufzeit. Im Alltag wirkt sie trotzdem wie eine Preiserhöhung, weil die Menge aus einem Jahr stammt, in dem die Firma anders aussah.
Die Voreinstellung zeigt in dieselbe Richtung. Für Abos, die per Karte oder Rechnungsprofil bezahlt werden, hält Microsoft zur wiederkehrenden Verrechnung fest: «recurring billing is turned on by default». Nichts tun heisst also weiterlaufen. Und nichts tun ist der wahrscheinlichste Zustand einer Firma, in der niemand die Ablaufdaten führt.
Ein einzelner Anbieter hat sich das nicht ausgedacht. Google formuliert es beim Jahresplan für Workspace noch knapper: «You can reduce licenses only when renewing your plan at the end of the contract.» Zukaufen kannst du das ganze Jahr, nach unten korrigieren an einem Tag im Jahr.
Wer diese zwei Richtungen einmal nebeneinander legt, sieht, warum ein Sparentscheid im Februar erst im November wirkt. Der Entschluss hat ein Ablaufdatum, und zwischen Entschluss und Wirkung liegt eine ganze Periode, in der die alte Menge weiterläuft.
Das verschiebt auch, wo das Geld liegt. Ein Rabatt von ein paar Prozent auf eine Menge, die um ein Drittel zu hoch ist, ist kein Spareffekt, sondern eine freundliche Geste. Über die Rechnung entscheiden Menge und Umfang, nicht der Preis pro Einheit. Dasselbe Muster beschreiben wir im Beitrag dazu, wie Lizenzmanagement zum Kostentreiber wird.
Dein Stichtag liegt vor dem Verlängerungsdatum
Hier geht die Rechnung in der Praxis schief. Das Datum im Vertrag ist nicht der Termin, an dem du handeln musst. Es ist der Termin, an dem das Handeln vorbei ist.
Dazwischen liegt die Kündigungs- oder Reduktionsfrist. Steht im Vertrag eine Frist von drei Monaten, dann ist der 30. November für dich ein Augusttermin. Bei Bezug über einen Partner kommt dessen eigene Vorlaufzeit hinzu, weil die Meldung durch eine zweite Firma muss.
Deshalb lohnt sich beim Aufschreiben die Mühe, zwei Daten pro Vertrag zu führen: wann die Periode endet, und wann du spätestens entschieden haben musst. Das zweite ist das einzige, das in einen Kalender gehört. In unserer Erfahrung liegen die beiden Daten bei den grösseren Positionen ein Quartal auseinander, und genau dieses Quartal fehlt den meisten Sparbemühungen.
Was du prüfen musst, bevor du IT-Sicherheitsausgaben senken kannst
Die Entscheidung am Stichtag ist nur so gut wie die Arbeit davor. Drei Dinge klärst du besser lange vorher.
Bezahlt gegen zugewiesen
Das erste ist ein Zahlenpaar: die bezahlte Menge und die zugewiesene. In vielen Umgebungen liegen beide auseinander, weil Abgänge ihre Lizenz nicht mitnehmen. Hier wartet eine Falle, die Microsoft auf derselben Lizenzseite benennt: «You can't reduce the number of licenses for your subscription if all licenses are currently assigned to users. To reduce the number of licenses, first unassign one or more licenses from users, then remove the licenses from the subscription.»
Das Aufräumen gehört also vor das Fenster, nicht hinein. Wer am Stichtag entdeckt, dass ein Dutzend Konten ehemaliger Mitarbeitender noch eine Zuweisung hält, kommt mit der Reduktion nicht mehr durch. Wie eine solche Übersicht überhaupt entsteht, haben wir im Beitrag zum Asset-Inventar beschrieben.
Welche Laufzeit wirklich läuft
Das zweite ist die Laufzeit, und hier sitzt ein verbreitetes Missverständnis. Eine monatliche Rechnung heisst nicht, dass der Vertrag monatlich endet. Microsoft schreibt es auf der oben verlinkten Kündigungsseite hin: «If you have an annual subscription and are paying monthly, you're charged each month for the remainder of your subscription term.»
Wer also glaubt, mit einer monatlichen Zahlweise flexibel zu sein, hat unter Umständen einen Jahresvertrag mit zwölf Raten. Die Zahlweise steht auf der Rechnung, die Laufzeit im Vertrag, und nur die zweite bestimmt, wann du etwas ändern kannst. Welche Lizenzstufe dabei überhaupt die passende ist, ist eine eigene Frage, die wir im Vergleich von Business Premium und E5 behandelt haben.
Wer unterschreibt
Das dritte ist das unbequeme. Am Stichtag braucht es eine Person, die entscheiden darf, und die muss vorher benannt sein. Bei Bezug über einen Partner liegt der Knopf nicht einmal in der eigenen Verwaltungskonsole. Microsoft verweist für diesen Fall auf den Partner: «If you bought the subscription through a Cloud Solution Provider (CSP) partner, contact your CSP partner.»
Das verlängert die Kette um mindestens eine Antwortzeit. Wer die Reduktion am sechsten Tag per Mail anstösst, verlässt sich darauf, dass am siebten jemand am Platz ist.
Die Reduktion lässt sich vorbestellen
Das Fenster ist eng, aber du musst nicht darin wach sein. Microsoft dokumentiert für Lizenzänderungen eine zweite Möglichkeit: «If recurring billing is turned on, you can choose to make the change now, or when the subscription renews.» Die kleinere Menge lässt sich also auf den Verlängerungstermin vormerken, sobald der Entscheid gefallen ist.
Damit verschiebt sich die ganze Übung aus dem Stichtag heraus in die Zeit, in der jemand ruhig nachdenken kann. Das ist der Unterschied zwischen einer Massnahme und einem Vorsatz.
Ein Detail dazu steht auf der Seite zur wiederkehrenden Verrechnung, und es kostet sonst genau einmal Geld: «Turning off recurring billing cancels any existing scheduled changes you have for a subscription.» Wer zuerst eine Reduktion vormerkt und danach die Verlängerung abschaltet, hat die Vormerkung gelöscht. Also erst entscheiden, was mit dem Vertrag überhaupt passiert, dann die Menge terminieren.
Was in der Zeile stehen muss, damit das Fenster nutzbar ist
Viele Firmen führen inzwischen eine Übersicht ihrer Sicherheitsverträge. Nur steht darin meistens das Ablaufdatum und sonst wenig, und damit lässt sich am Stichtag nichts entscheiden. Vier Angaben pro Vertrag machen aus der Übersicht ein Arbeitsmittel: die Frist, wie sie im eigenen Vertrag steht, das daraus errechnete eigene Entscheiddatum, die bezahlte neben der zugewiesenen Menge, und die Person, die unterschreiben darf.
Was dabei für dich gilt, steht in deinem Vertrag, nicht in einem Hilfeartikel. Die Angaben oben beschreiben die Standardabos der beiden Anbieter. Verträge über einen Partner, mit Mengenrabatt oder mehrjähriger Laufzeit haben eigene Regeln, und die stehen in den Klauseln. Worauf dort zu schauen ist, haben wir im Beitrag zu Vertragsklauseln bei Anbietern zusammengestellt.
Wo das Kürzen am Stichtag schiefgeht
Zwei Dinge gehen dabei regelmässig schief. Beim ersten nutzt jemand das Fenster, ohne vorher geklärt zu haben, wer die Funktion danach erfüllt. Was dann entsteht, ist eine Lücke mit Rechnungsgutschrift. Diese Klärung gehört vor das Fenster, und sie ist die Frage, die der Beitrag zum Konsolidieren von Sicherheitstools durchgeht.
Beim zweiten beginnt die Prüfung zu spät. Unter Zeitdruck ist Verlängern die sichere Antwort, weil drei Tage vor dem Stichtag niemand die Verantwortung für eine Abschaltung übernimmt, die er nicht durchdacht hat. Deshalb liegt der Arbeitstermin zwei Monate vor dem Fenster und nicht darin.
Billiger ist dabei nicht dasselbe wie richtig dimensioniert. Es gibt Firmen, die nach dieser Durchsicht für eine Position mehr zahlen und dafür zwei andere streichen. Die Logik dahinter steht in unserem Beitrag dazu, wie man IT-Sicherheit richtig dimensioniert. Das Ziel ist eine begründete Menge, nicht die kleinste.
Dass jemand diese Termine führt und am Stichtag entscheidungsfähig ist, gehört zu der Arbeit, die in unseren Mandaten als externer CISO zuerst anfällt. Schwierig ist daran nichts. Die Aufgabe hängt nur in der Linie zwischen IT, Einkauf und Finanzen, und dort greift selten jemand danach.
Die Frist, die vor dem Datum liegt
Eine Sicherheitsposition kleiner zu fahren, ist selten eine Verhandlung. Es ist eine Frage der Vorbereitung. Die Zuweisungen sind bereinigt, die entscheidende Person ist benannt, die Frist ist vom Verlängerungsdatum abgezogen. Liegt das vor, dauert der eigentliche Schritt im Fenster ein paar Minuten.
Liegt es nicht vor, läuft die alte Menge eine Periode weiter, und niemand im Haus hat etwas falsch gemacht. Das ist die unangenehme Eigenschaft dieser Verträge: Sie bestrafen keine Fehler, sie bestrafen Verspätung.
Welcher deiner Sicherheitsverträge verlängert sich als nächstes, und wann müsstest du dafür entschieden haben?
Wenn du diese Frage gerade nicht beantworten kannst, ist das ein guter Anlass, die Liste einmal gemeinsam zu erstellen. Ein erstes Gespräch ist unverbindlich.
Häufige Fragen
Wann kann ich Sicherheitslizenzen reduzieren?
Nur in einem engen Fenster. Microsoft nimmt Lizenzen innerhalb von sieben Tagen nach Start oder Verlängerung zurück, beim Google-Jahresplan geht die Reduktion ausschliesslich zur Verlängerung. Zukaufen ist jederzeit möglich. Wer das Fenster verpasst, zahlt die bestehende Menge bis zum Ende der Laufzeit weiter.
Warum lässt sich eine Lizenz nicht entfernen?
Häufig, weil sie noch zugewiesen ist. Microsoft lässt eine Reduktion nicht zu, solange alle Lizenzen Benutzern zugeordnet sind. Erst die Zuweisung lösen, dann die Menge senken. Dieses Aufräumen gehört vor das Fenster, weil es in sieben Tagen selten zu schaffen ist.
Heisst monatliche Zahlung, dass ich monatlich kündigen kann?
Nein. Zahlweise und Laufzeit sind zwei verschiedene Dinge. Bei einem Jahresabo mit monatlicher Zahlung wird laut Microsoft für den Rest der Laufzeit weiter monatlich verrechnet. Die Zahlweise steht auf der Rechnung, die Laufzeit im Vertrag, und nur die Laufzeit bestimmt den Termin.
