Der Anruf kam an einem Dienstagmorgen. Der IT-Leiter einer mittelgrossen Schweizer Firma hatte gerade einen Brief im Posteingang: Microsoft kündigt ein Lizenz-Audit an. Panik. Nicht weil sie wussten, dass sie etwas falsch gemacht hatten. Sondern weil sie schlicht keine Ahnung hatten, was sie eigentlich hatten.
Das Ergebnis: Rund 80 Microsoft 365 E5-Lizenzen für Nutzer, die eigentlich E3 gebraucht hätten. Etwa 40 Zombie-Lizenzen. Und ein halbes Dutzend teure Speziallizenzen für ein Projekt, das nie live gegangen war. Das klingt nach einem Einzelfall. Ist es aber nicht.
Warum Lizenzmanagement IT so schnell ausser Kontrolle gerät
Shelfware: du kaufst Lizenzen, die nie wirklich deployt werden.
Zombie-Lizenzen: Konten von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen haben, bleiben aktiv. Pro Monat kostet dich das je nach Tool zwischen 20 und 60 CHF pro Konto.
Tier-Mismatch: Microsoft 365 E5 kostet grob das Doppelte von E3. Wenn 60% deiner Belegschaft auf E5 sitzen, obwohl sie nur E3 brauchen, verbrennst du Geld.
Automatische Verlängerungen ohne Review: Fast alle SaaS-Produkte verlängern sich still.
Der Unterschied zwischen einmaliger Inventarisierung und echtem Lizenzmanagement
Schritt 1: Discovery
Alle Verträge, alle Abrechnungen, alle Vendor-Portale. Folge dem Geld.
Schritt 2: Inventory
Du weisst, was du bezahlst. Aber weisst du, ob es genutzt wird? Microsoft 365 Admin Center gibt dir granulare Nutzungsdaten.
Schritt 3: Reconciliation
Mehr Lizenzen als Nutzer? Einsparpotenzial. Weniger Lizenzen als Nutzer? Compliance-Risiko.
Schritt 4: Optimization
Downgrade, wo möglich. E5 auf E3 bringt bei einer 300-Personen-Organisation leicht 80.000-100.000 CHF pro Jahr. Zombie-Lizenzen sofort deaktivieren. Verträge renegotieren.
Schritt 5: Governance
Renewal-Kalender. Offboarding-Trigger. Quartals-Review. Ownership klären.
Der nächste Schritt
Pull die Nutzungsdaten aus deinem Microsoft 365 Admin Center. Schau, wie viele Konten seit 90+ Tagen inaktiv sind. Multipliziere die Anzahl mit dem monatlichen Lizenzpreis. Das ist dein Ausgangspunkt.
Wenn du das systematisch angehen willst: Unser FinOps-Ansatz umfasst auch License & SaaS Management.
