KI und Sicherheit für Ingenieur- und Planungsbüros
Projektdaten in zehn Portalen, Pläne auf jedem Laptop und ein Bauherr, der einen Sicherheitsnachweis verlangt. Wo wir in Planungsbüros konkret ansetzen. Und welche wiederkehrende Arbeit dort als Erstes wegfallen kann.
Die Lage
Ein Planungsbüro lebt von Projekten, und jedes Projekt bringt eigene Werkzeuge mit: das Portal des Bauherrn, die Austauschplattform des Generalunternehmers, das BIM-Modell, dazu Mail und die eigene Ablage. Die Daten liegen überall, und niemand im Haus hat die Aufgabe, den Überblick zu behalten.
Die IT läuft in den meisten Büros über einen externen Dienstleister. Der sorgt dafür, dass Server und Laptops funktionieren. Die Verantwortung dafür, wer auf welche Pläne zugreift und was passiert, wenn ein Laptop verschwindet, bleibt trotzdem bei der Geschäftsleitung.
Gleichzeitig ändern sich die Anforderungen der Auftraggeber. Öffentliche Vergaben und grössere Bauherren fragen im Verfahren nach dem Umgang mit Informationssicherheit, einzelne verlangen ein Zertifikat. Wer dort keine belastbare Antwort hat, verliert Punkte, bevor über Honorare gesprochen wird.
Die Margen im Planungsgeschäft lassen keine eigene Sicherheitsstelle zu. Was sie zulassen, ist eine klare Verantwortung, eine Bestandsaufnahme, die zuerst fragt, was weg kann, und Antworten, die bei der nächsten Ausschreibung bereitliegen.
Was wir in dieser Branche antreffen
- Projektdaten liegen bei Bauherren, Subplanern und auf LaptopsJedes Projekt hat eine andere Plattform, jede Plattform eigene Zugänge. Am Ende weiss niemand, wo die aktuelle Fassung eines Plans liegt und wer sie alles sehen kann.
- Die IT macht ein externes Büro, die Verantwortung bleibt bei dirDer Dienstleister hält den Betrieb am Laufen. Ob Backups zurückgespielt werden können, ob Zugänge von Ehemaligen noch offen sind und was im Ernstfall passiert, hat ihm niemand als Aufgabe gegeben.
- Ausschreibungen fragen nach Nachweisen, die niemand liefern kannFragen zu Datenschutz, Zugriffskontrolle und Notfallplanung werden jedes Mal neu beantwortet, oft knapp vor Abgabe. Das kostet Punkte und Nachtstunden.
- Planwerke und Modelle sind das Kapital, Backup ist VertrauenssacheJahre an Planungsarbeit liegen auf einem Server und ein paar Laptops. Dass die Sicherung läuft, glaubt man. Dass sie zurückgespielt werden kann, hat selten jemand geprüft.
- Zugänge von Ehemaligen und Subplanern bleiben offenPraktikanten, freie Mitarbeitende, Subplaner: Zugänge werden schnell vergeben und selten entzogen. Bei Projekten über mehrere Jahre summiert sich das.
- Software und Lizenzen sind über Jahre gewachsenCAD, BIM, Projektplattformen, Cloud-Speicher, Schutzprogramme aus verschiedenen Jahren. Vieles überschneidet sich, einiges bezahlt niemand mehr bewusst.
Wo in Planungsbüros die Zeit hingeht, und was wir dort bauen
Das sind die Abläufe, nach denen wir im ersten Gespräch fragen, weil wir sie in Ingenieur- und Planungsbüros immer wieder antreffen.
Wo die Zeit hingeht
- Projektfortschritt nur im KopfWer wissen will, wie ein Projekt steht, fragt die Projektleiterin. Sie unterbricht ihre Arbeit und antwortet.
- Jede Offerte von Grund auf neuÄhnliche Projekte gab es schon dutzendfach. Gefunden wird davon nichts, also wird neu geschrieben.
- Der Bericht an den Bauherrn kostet den FreitagStunden, Kosten, Termine, Pendenzen aus drei Systemen ziehen, formatieren, kommentieren. Für jedes Projekt, jeden Monat.
- Stunden werden nachträglich rekonstruiertAm Monatsende erinnert sich niemand mehr genau. Was fehlt, wird geschätzt und nicht verrechnet.
- Wissenstransfer bei Abgängen kostet WochenGeht jemand, geht die Projektgeschichte mit. Die Nachfolge beginnt bei null, vor dem Bauherrn.
- Protokolle und Pendenzen verstreutSitzungsprotokolle, Mails, Portale. Vor jeder Bausitzung sammelt jemand zusammen, was offen ist.
Was wir bauen
- Offerten aus ErfahrungswertenDer Entwurf kennt deine früheren Projekte, deine Ansätze und dein Format. Du prüfst, statt zu schreiben.
- Projektstatus ohne Reporting-RundeBudget, Termine, Risiken aller Projekte, täglich aktuell und für die Geschäftsleitung lesbar.
- Bauherrenbericht aus ProjektdatenDer Monatsbericht entsteht aus Stunden, Kosten und Pendenzen, in deinem Format. Die Projektleitung kommentiert, statt zu bauen.
- Übergabe bei WechselWenn jemand geht, ist das Projektwissen schon erfasst. Die Nachfolge liest, statt zu fragen.
Wo wir anfangen würden: Beginn bei der Offerte aus Projektdaten. Die Baseline hast du aus den letzten Offerten, und der Effekt zeigt sich bei der nächsten.
Typischer Auslöser
Eine Ausschreibung verlangt Angaben zur Informationssicherheit, und niemand kann sie belegen. Oder ein Laptop mit laufenden Projekten geht verloren, und es ist unklar, was darauf war und wer sonst noch Zugriff hat.
Der ODCUS-Unterschied
Wir verkaufen keine zusätzlichen Werkzeuge. Erster Schritt ist immer: Was habt ihr schon, was davon funktioniert, und was können wir streichen? Viele Mandate beginnen damit, Kosten zu senken und den Schutz gleichzeitig zu verbessern.
Warum diese Leistungen dort greifen
Ordnung in Zugänge, Portale und Backup, ohne Projekte zu stoppen
Wir erfassen, wo Projektdaten liegen, wer darauf zugreift und was gesichert wird. Daraus entsteht eine Ordnung, die mit dem Projektgeschäft funktioniert, statt dagegen.
Dein externer IT-Dienstleister bleibt. Wir geben ihm klare Aufgaben und prüfen, ob sie erledigt sind, damit du dich nicht selbst darum kümmern musst.
Erst zählen, was da ist, dann investieren
Zum Festpreis erheben wir den Stand, decken doppelte Werkzeuge auf und priorisieren nach dem, was dein Geschäft wirklich trifft: Datenverlust, offene Zugänge, Ausfall im Projektendspurt.
In vielen Büros finanziert das, was gestrichen wird, einen guten Teil dessen, was fehlt. Deshalb steht diese Leistung am Anfang.
Die Antwort für die nächste Ausschreibung liegt bereit
Ein schlankes ISMS beantwortet die Fragen von Bauherren und Vergabestellen einmal strukturiert, statt vor jeder Abgabe neu. Wo ein Zertifikat verlangt wird, begleiten wir bis zur ISO-27001-Zertifizierung.
Das Zertifikat ist der sichtbare Teil. Der praktische Nutzen ist, dass die Projektleitung nicht mehr nachts Fragebogen ausfüllt.
Verantwortung auf Mandatsbasis statt eine Stelle
Ein bis zwei Tage pro Monat reichen in den meisten Büros, um Sicherheit zu führen: Prioritäten setzen, den Dienstleister steuern, der Geschäftsleitung berichten.
Das Mandat lässt sich zurückfahren, sobald die Ordnung steht. Es ist eine Kostenstruktur, die auch in einem schwachen Projektjahr tragbar bleibt.
Für wen das passt
- Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros mit 30 bis 250 Mitarbeitenden ohne eigene IT-Rolle
- Büros, die bei öffentlichen Vergaben oder grossen Bauherren Nachweise zur Informationssicherheit liefern müssen
- Inhaber, die den externen IT-Dienstleister steuern wollen, statt ihm zu vertrauen
- Büros mit vielen Subplanern, freien Mitarbeitenden und Projektplattformen
Verwandte Mandate
- Microsoft-365-Härtung bei einem Dienstleistungsunternehmen
- Gap-Assessment gegen CIS Controls als Grundlage für ein Sicherheitsprogramm
- Koordination eines IT-Sicherheitsprogramms mit externen Dienstleistern
Anonymisierte Einblicke in echte Mandate. Nicht alle stammen aus dieser Branche, die Aufgabenstellung ist aber dieselbe.
Häufige Fragen
Unsere IT macht ein externes Büro. Reicht das nicht?
Für den Betrieb ja, für die Sicherheit nur zur Hälfte. Der Dienstleister erledigt, was bestellt ist. Was nicht bestellt ist, bleibt liegen: Zugänge entziehen, Backups testen, Nachweise für Ausschreibungen. Wir definieren diese Aufgaben, geben sie dem Dienstleister und prüfen, ob sie erledigt sind.
Ein Bauherr verlangt ISO 27001. Lohnt sich das für ein Büro unserer Grösse?
Wenn das Zertifikat Aufträge entscheidet, ja. Ein schlankes ISMS für ein Planungsbüro ist deutlich kleiner als das, was viele erwarten, weil es nur die Abläufe abdeckt, die tatsächlich bei euch laufen. Oft reicht für die Vergabe schon ein belegbarer Stand ohne Zertifikat, das klären wir zuerst.
Wie gehen wir mit Plänen auf Laptops und privaten Geräten um?
Mit einer Regel, die im Projektalltag funktioniert, und einer Technik, die sie durchsetzt: verschlüsselte Geräte, zentrale Ablage, Zugang über Konten statt über Dateien. Das lässt sich in den meisten Büros mit dem umsetzen, was schon lizenziert ist.
Sprechen wir über deine Situation
Dreissig Minuten, kostenlos und unverbindlich. Wir sagen dir ehrlich, ob und wo wir helfen können.