Legacy System Liabilities: Was deine Altsysteme wirklich kosten

TLDR
Altsysteme sind kein IT-Problem – sie sind eine Bilanzverbindlichkeit. In der M&A-Due-Diligence sehen wir es regelmässig: Ein 15 Jahre altes ERP auf einem nicht mehr unterstützten Betriebssystem kann die Unternehmensbewertung um Millionen reduzieren. Wer Legacy System Kosten nur als Wartungsaufwand verbucht, übersieht die echten Schadenspotenziale: Opportunitätsverluste, Personalrisiko, Security-Haftung und Bewertungsabschlag. Dieser Artikel zeigt, wie du Altsysteme finanziell bewertest – und wann der Moment gekommen ist, zu handeln.

Die Szene, die wir nicht vergessen

Stell dir vor: Eine Private Equity Firma evaluiert ein Schweizer Produktionsunternehmen. Der Umsatz stimmt. Die Margen stimmen. Das Management überzeugt. Alles zeigt grün.

Dann kommt der IT-Audit.

Das Kernstück der Betriebssoftware – ein ERP, das seit 15 Jahren läuft – betreibt das Unternehmen auf einem Windows Server 2008 R2. Microsoft hat den Support vor Jahren eingestellt. Patches gibt es keine mehr. Das System ist so spezifisch konfiguriert, dass es nur eine einzige Person vollständig versteht: ein 61-jähriger Mitarbeiter, der in vier Jahren in Rente geht.

Die Due Diligence-Empfehlung: Bewertungsabschlag von CHF 2 Millionen. Grund: ungeplante Modernisierungskosten, Sicherheitsrisiko und Schlüsselpersonenabhängigkeit.

Das ist nicht selten. Das ist Standard.

Was wir in solchen Momenten erleben: Der Verkäufer ist ehrlich überrascht. Er wusste, dass das System alt ist. Aber er hatte nie ausgerechnet, was "alt" tatsächlich kostet.

"Es funktioniert ja noch" – der teuerste Satz in der IT

Es ist ein Satz, den wir regelmässig hören. Und er ist nicht falsch. Die meisten Altsysteme funktionieren. Das ist das Problem.

Sie funktionieren gut genug, dass niemand die Reissleine zieht. Sie verursachen regelmässig kleine Störungen, die das Team irgendwie löst. Sie laufen. Und sie laufen. Und die Kosten sammeln sich still an – in Wartungsaufwand, in entgangenem Umsatz, in Risikopotenzial, das in keiner Bilanz auftaucht.

Bis es jemand ausrechnet.

Genau das machen wir, wenn Unternehmen zu uns kommen und sagen: "Wir wissen, dass wir modernisieren sollten – aber wir brauchen einen Business Case." Was wir dann aufdecken, überrascht fast immer. Nicht weil die Zahlen so gross sind. Sondern weil niemand sie je zusammengezählt hat.

Die 5 Verbindlichkeiten, die kein Buchhaltungssystem erfasst

Wenn wir Legacy System Kosten analysieren, schauen wir auf fünf Kategorien. Keine davon erscheint standardmässig auf einer Kostenstelle.

1. Wartungskosten-Eskalation

Support für End-of-Life-Systeme kostet in der Regel das Drei- bis Fünffache eines aktuellen Systems. Nicht weil die Anbieter gierig sind – sondern weil der Markt es hergibt und die Expertise selten ist.

Wir haben Kunden gesehen, die für einen Spezialisten, der ihr altes AS/400-System kennt, CHF 250 pro Stunde zahlen. Für aktuelle Systeme liegt der Marktpreis bei einem Drittel davon. Dazu kommen Custom Patches für Lücken, die der Hersteller nicht mehr schliesst, proprietary Schnittstellen, die niemand ausser diesem einen Anbieter integrieren kann, und Supportverträge mit Klauseln, die den Wechsel aktiv erschweren.

Das ist kein Wartungsaufwand. Das ist eine strukturelle Kostenüberhöhung.

2. Opportunitätskosten

Das ist die Kategorie, die am schwersten zu greifen ist – und oft die grösste ist.

Ein Altsystem kann keine modernen APIs anbinden. Es funktioniert nicht mit aktuellen E-Commerce-Plattformen. Es macht Datenanalysen umständlich oder unmöglich. Es verlangsamt jeden Prozess, der digital werden sollte.

Was das bedeutet: Dein Unternehmen kann Dinge nicht tun, die Wettbewerber längst tun. Du verlierst keine grosse, sichtbare Entscheidung. Du verlierst hundert kleine Chancen, die niemand zählt.

Wir haben ein Schweizer Handelsunternehmen begleitet, das drei Jahre lang ein Kundenbindungsprogramm plante, das ihr ERP schlicht nicht unterstützte. Drei Jahre. Die Konkurrenz hatte ihr Programm in der Zwischenzeit ausgerollt und 18% Stammkunden-Anteil gewonnen. Das ist der Preis des Wartens – nicht in Stunden, sondern in Marktanteilen.

3. Personalrisiko – der "Bus Factor"

In der Softwareentwicklung gibt es den Begriff "Bus Factor": Wie viele Personen müssten morgen vom Bus erfasst werden, damit ein System oder Prozess unkontrollierbar wird?

Bei vielen Altsystemen ist dieser Faktor eins.

Das ist kein Vorwurf an die Person. Es ist ein strukturelles Risiko, das über Jahre gewachsen ist. Das System wurde irgendwann konfiguriert, individualisiert, gepatcht – von Menschen, die es heute noch verstehen. Nur: Wie viele davon sind noch im Unternehmen?

Wir haben Unternehmen gesehen, die nach der Pensionierung eines Mitarbeiters erstmals verstanden haben, welche institutionellen Kenntnisse mit ihm gegangen sind. Das System lief noch. Aber niemand wusste mehr, warum bestimmte Felder so konfiguriert waren. Recruiting-Kosten für seltene Spezialisten gehen schnell in sechsstellige Bereiche. Und oft findet man niemanden mehr.

4. Security-Haftung

Das ist die Kategorie mit dem grössten Schadenpotenzial – und der kleinsten Aufmerksamkeit.

Ein System, das keine Sicherheitsupdates mehr erhält, ist kein gesichertes System. Punkt. Bekannte Schwachstellen bleiben offen. Angreifer kennen diese Schwachstellen. Und Unternehmen, die auf End-of-Life-Systemen laufen, sind dokumentierte Ziele.

Was ein Sicherheitsvorfall kostet, ist schwer zu generalisieren – aber wir haben Zahlen aus unseren eigenen Mandaten gesehen. Ransomware-Fälle mit Stillstand von zwei bis drei Wochen. Produktionsausfälle in Fertigungsunternehmen. In keinem dieser Fälle hätte die Modernisierung des Altsystems mehr gekostet als der Schaden.

Dazu kommt: Viele Cyberversicherungen haben inzwischen Klauseln für End-of-Life-Systeme. Wer auf einem System läuft, das der Hersteller nicht mehr unterstützt, kann im Schadenfall auf mangelnder Deckung sitzen.

5. M&A-Wertminderung

Zurück zu unserer Eingangsszene.

Private Equity und strategische Käufer haben gelernt, IT-Schulden zu bepreisen. Was vor zehn Jahren noch unter dem Radar flog, ist heute fester Bestandteil jeder Due Diligence. IT-Auditoren schauen explizit auf Alter und Support-Status von Kernsystemen, Dokumentationsqualität und Schlüsselpersonenrisiko, Security-Patch-Stand und offene Vulnerabilities sowie Integrationsarchitektur und Ablösungsaufwand.

Was sie finden, wird direkt in die Bewertung eingeflossen. Modernisierungskosten werden geschätzt, risikobereinigt und vom Kaufpreis abgezogen. Wer das Unternehmen in drei bis sieben Jahren verkaufen oder für Investoren attraktiv machen möchte, rechnet Legacy System Kosten falsch, wenn er sie nur als laufenden Aufwand betrachtet.

Wie du Legacy System Kosten wirklich berechnest

Wir empfehlen einen einfachen, dreistufigen Ansatz. Keine komplizierte Formel – aber eine, die vor dem CFO und dem Board standhält.

Schritt 1: Direkte Kosten dokumentieren. Addiere alle Kosten, die direkt mit dem System zusammenhängen: Supportverträge, externe Spezialisten, interne Stunden für Maintenance, Lizenzgebühren, manuelle Workarounds.

Schritt 2: Indirekte Kosten schätzen. Wie viele Features oder Projekte wurden in den letzten zwei Jahren wegen des Altsystems nicht umgesetzt? Was war ihr geschätzter Wert? Eine grobe Schätzung ist besser als keine.

Schritt 3: Risikoexposure bewerten. Was wäre das Schadenpotenzial eines Security-Incidents oder eines Systemausfalls? Wie lang wäre ein realistischer Wiederherstellungszeitraum? Multipliziere das mit einer konservativen Wahrscheinlichkeit.

Addiere alle drei. Dann vergleiche es mit dem, was eine Modernisierung kosten würde.

Oft sieht das Ergebnis so aus: Das Altsystem "kostet" jährlich mehr, als ein Migrationsprojekt über drei Jahre akkumuliert. Nur wird das nie so dargestellt.

Wann modernisieren, wann warten, wann einen Wrapper bauen

Nicht jedes Altsystem muss sofort abgelöst werden. Das wäre genauso falsch wie nie zu modernisieren.

Wir nutzen drei Entscheidungspfade: Pflegen (Maintain) wenn das System stabil ist, die Kosten überschaubar sind und ein absehbares End-of-Life mit Nachfolgerprojekt geplant ist. Kapseln (Wrap) wenn das System Kernfunktionen übernimmt, die schwer zu ersetzen sind, aber besser integriert werden müsste. Eine API-Schicht drumherum ermöglicht moderne Anbindungen, ohne das Legacy-System selbst anzufassen. Ablösen (Replace) wenn mindestens zwei der fünf Verbindlichkeiten aus diesem Artikel akut sind und das System die strategische Weiterentwicklung blockiert.

Die Entscheidung, welcher Pfad der richtige ist, gehört nicht ins IT-Team allein. Sie gehört in die Geschäftsleitung – mit vollständiger finanzieller Transparenz über alle Kosten.

Was Schweizer Mittelstandsunternehmen besonders trifft

Wir arbeiten hauptsächlich mit Schweizer KMUs und Mid-Market-Unternehmen. Und wir sehen ein klares Muster: Viele dieser Unternehmen haben ihre Kernsysteme in den 2000er bis frühen 2010er Jahren eingeführt – und seitdem nicht grundlegend modernisiert.

Das ist historisch verständlich. Die Systeme waren gut. Die Implementierungen waren teuer. Und sie liefen. Warum anfassen, was funktioniert?

Die Herausforderung 2026: Der Markt hat sich beschleunigt. Integrationen, die früher optional waren, sind heute Grundvoraussetzung – ob für E-Commerce, für automatisierte Buchführung oder für regulatorische Reporting-Anforderungen. Systeme, die vor zehn Jahren modern waren, können heute strukturelle Nachteile sein.

Mehr dazu, wie KI-Fähigkeiten durch Legacy-Systeme blockiert werden, findest du in unserem Post zu technischen Schulden als strategisches Konzept.

Morgen früh

Bevor du die nächste Budgetrunde zur IT-Modernisierung absagst – oder das Thema wieder ins nächste Jahr verschiebst – stell dir eine Frage:

Hast du jemals ausgerechnet, was dein Altsystem jährlich kostet, wenn du alle fünf Kostenkategorien zusammenzählst?

Nicht nur den Supportvertrag. Nicht nur die Lizenzen. Sondern auch die entgangenen Projekte, das Personalrisiko, das Security-Exposure und den Bewertungseffekt auf dein Unternehmen?

Die meisten Unternehmen, die wir begleiten, haben das vor uns nicht gemacht. Das Ergebnis überrascht fast immer.

Wenn du diese Rechnung aufmachen möchtest – gemeinsam, strukturiert, mit einem klaren Output für Verwaltungsrat oder CFO – ist das genau das, wofür wir die IT-Modernisierungsstrategie-Beratung anbieten. Kein Projekt-Pitch, keine Vendor-Empfehlung. Nur die Zahlen – und eine klare Entscheidungsgrundlage.

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