Die meisten IT-Angebote sind nicht dazu gemacht, dir bei der Entscheidung zu helfen. Sie sind dazu gemacht, unterschrieben zu werden.

Klingt hart. Ist aber die Realität, die wir sehen, wenn Schweizer KMUs uns ihre Offerten zur Bewertung vorlegen. Die eigentlichen Kosten stehen fast nie im Angebot. Sie stehen in dem, was fehlt.

TLDR

IT-Angebote sind strukturell so aufgebaut, dass ein fairer Vergleich kaum möglich ist. Wir zeigen dir sieben konkrete Stellen, an denen Kosten regelmässig versteckt sind, und eine Checkliste, mit der du jede Offerte in 30 Minuten durchleuchten kannst.

Warum der Vergleich von Anfang an scheitert

Drei Angebote auf dem Tisch. Alle sehen professionell aus. Die Preise liegen nah beieinander. Trotzdem wird eines davon in drei Jahren doppelt so teuer gewesen sein wie das andere.

Das liegt nicht an bösen Absichten. Es liegt am System. Jeder Anbieter strukturiert sein Angebot anders. Anbieter A listet 47 Positionen auf, Anbieter B packt alles in fünf Blöcke, Anbieter C macht ein Pauschalangebot. Ohne dass du jeden Anbieter um das gleiche Format bittest, vergleichst du Äpfel mit Birnen.

Dazu kommen vage Leistungsbeschreibungen. "Projektmanagement inklusive" kann bedeuten, dass ein Projektleiter vier Stunden pro Woche investiert. Oder dass jemand pro forma in einem Statusmeeting sitzt. Ohne Stunden, Frequenz oder Lieferobjekte ist diese Zeile wertlos.

Und dann die Erstjahres-Preise. Das erste Jahr ist fast immer günstig. Migrationsrabatt, Einführungsangebot, "Partnerpreis." Ab Jahr zwei greift der reguläre Tarif. SaaS-Anbieter erhöhen ihre Preise durchschnittlich um 8-12% pro Jahr. Wenn du das nicht einkalkulierst, rechnest du dich arm.

Sieben Stellen, an denen das Geld versteckt ist

In fast jedem IT-Angebot, das wir bewerten, finden wir dieselben Lücken. Hier sind die sieben häufigsten.

1. Integration und Schnittstellen

Das Angebot deckt die Software ab. Aber wie kommt sie in deine bestehende Umgebung? Schnittstellen zu ERP, CRM, Identity Management werden selten im Initialangebot beziffert. Wir sehen regelmässig, dass Integrationskosten 30-50% des Softwarepreises ausmachen.

2. Migration und Datentransfer

"Datenübernahme" steht im Angebot. Aber welche Daten? In welcher Qualität? Wer bereinigt, wer testet? Migration ist fast immer aufwendiger als geplant und fast nie vollständig eingepreist.

3. Change Requests

Das Angebot definiert einen Scope. Alles ausserhalb kostet extra. Die Tagessätze dafür liegen oft 30-50% über den regulären Projektsätzen.

4. Schulung und Enablement

"Training inklusive" kann ein zweitägiger Workshop für fünf Personen sein. Oder ein PDF. Die Spanne ist enorm.

5. Support und Wartung nach Go-Live

Supportkosten von 15-22% des Lizenzpreises pro Jahr sind gängig. Die stehen manchmal im Kleingedruckten, manchmal nirgends.

6. Exit-Bedingungen

Was passiert, wenn du den Anbieter wechseln willst? Bekommst du deine Daten in einem nutzbaren Format? Die meisten Angebote schweigen dazu komplett.

7. SLA-Definitionen

"99.9% Verfügbarkeit" klingt nach viel. Sind aber 8.7 Stunden Downtime pro Jahr. Ohne klare Antworten ist ein SLA nur ein Marketing-Versprechen.

Die Checkliste, die wir bei jeder Bewertung verwenden

Du musst kein Procurement-Spezialist sein. Du musst nur die richtigen Fragen stellen.

Leistungsbeschreibung: Sind alle Leistungen mit Stunden, Frequenz und Lieferobjekten definiert?

Preismodell: Was ist im Preis, was kostet extra? Gibt es Preisanpassungsklauseln?

Integration: Sind Schnittstellen zu bestehenden Systemen berücksichtigt?

Migration: Ist der Aufwand realistisch?

Scope: Was ist drin, was nicht? Was kostet ein Change Request?

Exit: Kündigungsfristen, Datenmitnahme, Übergangsunterstützung.

SLAs: Mess-Methodik, Konsequenzen, Ausnahmen.

Wenn ein Anbieter bei mehr als zwei Punkten vage bleibt, rechne mit Überraschungen in Jahr zwei.

Der Prozess entscheidet, nicht die Checkliste

Selbst mit den richtigen Fragen passiert es: Das Management sieht eine Demo, ist begeistert, und die Entscheidung ist emotional gefallen. Ein gutes IT-Angebot zu erkennen ist nur die halbe Arbeit. Du brauchst auch einen Bewertungsprozess, der Emotionen von Fakten trennt.

Auf den Punkt

Bevor du das nächste IT-Angebot unterschreibst, nimm dir 30 Minuten und geh die sieben Punkte durch. Stell die unbequemen Fragen, forder die fehlenden Informationen ein. Vendor-neutral, ohne Provision, mit einer klaren Methodik.