Stell dir vor, du fragst drei verschiedene Abteilungsleiter, welches Tool sie für Projektmanagement nutzen. Du bekommst drei verschiedene Antworten. Asana. Monday. Jira. Alle drei Tools laufen. Alle drei werden bezahlt. Keiner weiss von den anderen.
Das ist SaaS-Sprawl, und es ist teurer, als die meisten IT-Verantwortlichen ahnen.
Wie es passiert, und warum es sich niemand eingesteht
SaaS-Sprawl entsteht nicht durch schlechte Absichten. Er entsteht durch gute Absichten, die niemand koordiniert.
- Jede Abteilung kauft eigenständig ein, ohne zentrale Freigabe
- Free Trials werden nach 14 Tagen automatisch kostenpflichtig, und niemand hält das fest
- Mitarbeitende verlassen das Unternehmen, ihre Tool-Zugänge bleiben aktiv
- Per-Seat-Lizenzen werden für Teams gekauft, aber die Lizenzanzahl wurde nie angepasst
Was das tatsächlich kostet
Ein typisches KMU mit 200 Mitarbeitenden hat strukturell redundante Tools: 3 Projektmanagement-Tools, 2 Videokonferenzlösungen, 4 File-Sharing-Lösungen.
Wir sehen bei Audits regelmässig, dass 30–40% der SaaS-Ausgaben durch eine saubere Bestandsaufnahme eingespart werden können.
Das Sicherheitsproblem, das gerne ignoriert wird
OAuth-Verbindungen, die niemand kennt. SaaS-Tools bleiben aktiv, auch wenn das Tool nicht mehr genutzt wird.
Kein Offboarding-Prozess für SaaS. Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, wird der AD-Account gesperrt. Sein Slack-Account, sein Trello? Oft nicht.
Fünf Schritte, mit denen wir SaaS-Wildwuchs bereinigen
Schritt 1: Discovery. Alle aktiven SaaS-Abonnements auflisten. Das Ergebnis überrascht immer.
Schritt 2: Rationalisieren. Welche Tools lösen das gleiche Problem?
Schritt 3: Konsolidieren. Nicht drei Projektmanagement-Tools, sondern eines.
Schritt 4: Verhandeln. Mit einer vollständigen Inventarliste und echten Nutzungsdaten.
Schritt 5: Governance einführen. Wer darf neue SaaS-Tools genehmigen?
Die Zahlen, die zählen
- 80–120 SaaS-Tools nutzt ein durchschnittliches KMU mit 200 Mitarbeitenden
- 40–60% davon ist der IT-Abteilung typischerweise bekannt
- 30–40% Einsparpotenzial bei einer sauberen Inventarisierung
Wenn du wissen willst, was bei euch drinsteckt: Wir machen das als Teil unserer FinOps-Beratung.
