Outsourcing spart Geld. Oder doch nicht?

Das Gespräch, das schiefläuft

"Das ist viel teurer als unsere In-House-Lösung!"

Das hört der CFO, wenn ein Outsourcing-Angebot auf dem Tisch liegt. Die Monatssumme sieht imposant aus.

Aber vergleichst du wirklich Äpfel mit Äpfeln?

Das ist das grösste Problem bei dieser Entscheidung. Der Outsourcing-Anbieter nennt dir seine Service-Gebühr. Klar, transparent, monatlich.

Die Kosten deiner In-House-IT? Die sind überall versteckt. Im Gehalt des System-Administrators. In den Infrastrukturkosten. In den Lizenzen, die du seit zwei Jahren nicht mehr brauchst. In der Fluktuation, die dich jedes Jahr trifft.

Eine ehrliche Total-Cost-of-Ownership-Analyse deckt auf, was du wirklich zahlst.

(Die Ergebnisse sind öfters überraschend. In beide Richtungen.)

Was In-House wirklich kostet

Lass uns ehrlich sein: In-House-IT hat Vorteile. Aber es kostet auch richtig Geld. Die meisten CFOs unterschätzen das deutlich.

Gehälter sind nur der Anfang

Ein typisches Team mit 4 Leuten: IT-Manager, zwei Admins, ein Techniker. Gehälter? Vielleicht 250.000 Franken pro Jahr.

Aber halt. Dazu kommen: Arbeitgeberbeiträge. Pensionskasse. Weiterbildung. Versicherungen. Plötzlich bist du bei 350.000.

Infrastruktur läuft immer mit

Server, Backup-Systeme, Netzwerk-Equipment. Speicher. Telefonie. Energie für den Server-Raum. Kühlung.

Das sind schnell 50.000 bis 150.000 Franken pro Jahr - je nach Komplexität.

Lizenzen stapeln sich

Betriebssysteme, Virtualisierung, Backup, Security, Collaboration-Tools. Vielleicht Datenbank-Lizenzen.

Irgendwo zwischen 30.000 und 100.000 Franken pro Jahr.

Die versteckten Kosten

Hier wird es richtig teuer.

Ein Mitarbeiter kündigt? Recruiting kostet 10.000 bis 20.000 Franken. Plus Einarbeitung. Plus Produktivitätsverlust.

Ungeplante Ausfälle? Ein grösserer Incident kann schnell 50.000 Franken kosten. Oder mehr.

Urlaub und Krankheit? Dein Team ist nicht 365 Tage verfügbar. Aber die Systeme müssen trotzdem laufen.

Scope Creep? Dein IT-Team wird für alles gefragt. "Kannst du mal schnell..." Das zieht 10-20% der Kapazität weg.

Die ehrliche Summe

Für ein 4-Personen-Team kommst du schnell auf 500.000 bis 600.000 Franken pro Jahr.

Das sind etwa 140.000 Franken pro Person. Deutlich mehr als nur das Gehalt.

Was Outsourcing wirklich kostet

Outsourcing scheint attraktiv. Fixe Gebühr, keine Überraschungen.

Stimmt das?

Die Service-Gebühr ist nur der Anfang

Ein MSP für 50-100 Mitarbeiter? Vielleicht 60.000 bis 150.000 Franken pro Jahr.

Aber: Out-of-scope-Arbeiten kommen dazu. Alles, was nicht in der SLA steht. Zusätzliche Lizenzen durch den Anbieter.

Real: 70.000 bis 200.000 Franken pro Jahr.

Transition kostet

Wenn du wechselst, entstehen Umzugskosten. Datenmigration. Knowledge Transfer. Parallel-Betrieb. Schulung deines Teams.

Einmalig: 50.000 bis 150.000 Franken. Verteilt über drei Jahre.

Jemand muss den Provider managen

Der häufigste Fehler: "Wir brauchen ja keinen IT-Manager mehr."

Falsch. Du brauchst jemanden, der den Provider managed. Der Verträge überprüft. Der bei Problemen eskaliert. Der sicherstellt, dass die SLAs eingehalten werden.

Das sind 30.000 bis 80.000 Franken pro Jahr - für eine Person, die das nebenbei macht, oder anteilig.

Die versteckten Kosten

"Das ist nicht im Service enthalten" - und plötzlich zahlst du extra.

Kommunikations-Overhead. Du darfst nicht direkt auf den Server. Tickets dauern länger.

SLAs, die nicht so gut sind, wie sie auf dem Papier aussehen.

Vendor Lock-in. Du hängst am Provider fest. Wechseln ist teuer.

Die ehrliche Summe

Für das gleiche Szenario: 250.000 bis 350.000 Franken pro Jahr.

Das ist billiger als In-House. Aber nicht so billig, wie die Service-Gebühr vermuten lässt.

Wann Outsourcing Sinn macht

Outsourcing ist nicht für alle die Lösung.

Du solltest outsourcen, wenn:

IT ist nicht dein Wettbewerbsvorteil. Du brauchst sie für Basisprozesse, aber nicht für Differenzierung.

Du wächst schnell. In-House skaliert schlecht. Mit einem MSP wachsen die Kosten langsamer.

Du hast Mühe mit IT-Recruitment. Gute Leute sind teuer und knapp.

Du brauchst 24/7 Support. Ohne In-House On-Call-Bereitschaft.

Deine Margen sind dünn. Outsourcing macht IT-Kosten variabel und vorhersehbar.

Du solltest In-House behalten, wenn:

IT ist dein Kerngeschäft. Ein SaaS-Unternehmen, ein Fintech - da ist IT nicht Support, sondern Produkt.

Du hast hochkomplexe Anforderungen. Custom Software, spezialisierte Systeme.

Sicherheit ist kritisch. Banken, Healthcare, regulierte Branchen.

Du hast bereits ein starkes Team. Das ist ein Asset, kein Cost Center.

Du brauchst schnelle Reaktion. Die Verzögerung durch Ticketing ist nicht akzeptabel.

Der häufigste Fehler

Der grösste Fehler bei dieser Entscheidung: Nur die offensichtlichen Kosten vergleichen.

Service-Gebühr vs. Gehälter. Das ist wie Äpfel mit Birnen.

Die echte Frage ist: Was kostet es über drei Jahre, alles eingerechnet?

Transition. Management-Overhead. Versteckte Kosten. Risiken.

Und: Was gibt dir die Lösung, die du brauchst? Kontrolle? Flexibilität? Skalierbarkeit?

Ein Unternehmen, das schnell wächst, hat andere Anforderungen als eines, das stabil bleibt.

(Das klingt offensichtlich. Aber du wärst überrascht, wie oft diese Analyse übersprungen wird.)

Fazit

IT-Entscheidungen sind Finanz-Entscheidungen. Und wie bei allen Finanz-Entscheidungen gilt: Transparenz ist dein Vorteil.

Die Frage "Outsourcing oder In-House?" hat keine pauschale Antwort. Aber mit einer ehrlichen TCO-Analyse kannst du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen treffen.

In-House ist teurer, als es aussieht. Outsourcing ist billiger - aber nicht so billig, wie die Gebühr vermuten lässt.

Die Unternehmen, die das verstanden haben, vergleichen nicht Gebühren. Sie vergleichen Gesamtkosten. Über Jahre. Mit allem, was dazugehört.

Das ist nicht sexy. Aber es macht den Unterschied.

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