Du zahlst für 100 Lizenzen, aber nur 40 werden genutzt

Die Szene, die gerade in deinem Unternehmen passiert

Stell dir vor, du gibst jeden Monat 10.000 Franken für Software aus. Davon landen 3.000 Franken direkt in der Tonne.

Nicht weil jemand dich betrügt. Nicht weil die Teams nachlässig sind. Sondern weil das SaaS-Ökosystem von Natur aus chaotisch ist.

Das Beste daran? Die meisten Unternehmen behandeln diese 30% wie eine normale Betriebskosten. "Das passiert überall", sagen sie.

(Ja. Aber es muss nicht sein.)

Warum SaaS ausser Kontrolle gerät

Das Problem beginnt damit: SaaS ist verdammt günstig in der Anschaffung.

Jedes Tool kostet zwischen 10 und 500 Franken monatlich. Für den einzelnen Manager ist das praktisch kostenlos. "Lass mich schnell Zapier nehmen." "Das Projektmanagement-Tool kostet ja nur 25 Franken pro Person."

Einzeln sind das Kleinstbeträge. In Summe wird es zur Katastrophe.

Der durchschnittliche Mittelständler nutzt zwischen 50 und 150 verschiedene SaaS-Tools. Jedes Tool hat einen anderen Rhythmus für Rechnungen, eine andere Kündigungsfrist, einen anderen Admin.

Und dann die dezentralisierten Entscheidungen: Marketing kauft ein Design-Tool. Finance aktiviert ein Reporting-Feature. Sales schliesst ein Add-on ab. Niemand hat den vollständigen Überblick.

Das Ergebnis: 30% Verschwendung wie von selbst.

Die sieben Verschwendungsmuster

1. Ghost-User

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Die Lizenz wird nicht gekündigt. Sie läuft einfach weiter.

Multipiziere das mit deiner Fluktuation pro Jahr - 15-20% aller Lizenzen sind typischerweise inaktiv.

Was du tun kannst: Monatlich alle aktiven Nutzer überprüfen. Exit-Prozess: Wenn jemand kündigt, sofort alle Lizenzen checken.

2. Falsche Tiers

Du hast die richtige Lizenz, aber den falschen Plan.

Jedes SaaS-Tool hat verschiedene Stufen. Basic für 29 Franken. Pro für 79 Franken. Enterprise für noch mehr. Die meisten wählen die "sichere Option" - den teuersten Plan.

Das Problem: 40% der Nutzer in höheren Tiers nutzen weniger als 20% der Features.

Was du tun kannst: Quarterly mit jedem Tool-Owner durchgehen: "Welche Features nutzen wir wirklich?" Nicht alle Nutzer brauchen Premium.

3. Doppelte Tools

Du hast Tool A. Du brauchst Funktion B. Tool C bietet Funktion B auch. Also kaufst du Tool C.

Das Resultat: Du zahlst für die gleiche Funktionalität zweimal.

Zwei verschiedene Projektmanagement-Tools. Mehrere Analytics-Plattformen. Verschiedene CRM-Lösungen in verschiedenen Abteilungen.

Was du tun kannst: Funktionale Audit: "Was können wir mit Tool A machen?" Eines als Primary etablieren, das andere abschalten.

4. Auto-Renewals ohne Review

Du hast ein Tool vor zwei Jahren gekauft. Die Rechnung kommt automatisch. Niemand fragt mehr, ob ihr es nutzt.

Das ist eines der grössten Verschwendungsmuster. Es ist automatisiert. Es ist unsichtbar. Es wird zur Gewohnheit.

Ein Unternehmen hatte ein Stock-Foto-Tool für 200 Franken monatlich, das seit Monaten nicht genutzt wurde. Vier Jahre lang.

Was du tun kannst: Alle Subscriptions mit automatischen Erneuerungen auflisten. Kündigungskalender führen. Quarterly Review: Nutzung vs. Kosten.

5. Keine Usage-Tracking

Du weisst nicht, wer was nutzt.

Du hast 100 Lizenzen für ein Tool. Aber wer nutzt es wirklich? Die meisten SaaS-Anbieter geben dir diese Daten nicht von selbst.

Was du tun kannst: Analytics einschalten. Monthly: "Top 20 inaktive User" anschauen. Benachrichtigungen setzen, wenn User 30 Tage inaktiv.

6. Shadow IT

Deine Teams nutzen Tools, die du nicht kennst.

Der Developer hat sein Code-Tool. Die Designer nutzen ein anderes Design-Tool. Finance hat sich ein Budget-Tool gekauft, das IT nicht kennt.

Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern könnte 100+ SaaS-Tools nutzen - von denen IT nur 50 kennt.

Was du tun kannst: "Welche SaaS-Abos laufen über eure Kreditkarte?" Approval-Prozess für neue Tools etablieren.

7. Schlechte Verhandlungen

Hier ist das Dirty Secret: Fast alles ist verhandelbar.

Die meisten Unternehmen zahlen den Standard-Preis, weil sie nicht verhandeln. 30-40% Rabatt sind bei den meisten SaaS-Tools möglich. Multi-Year-Agreements bringen 20-35% Ersparnis.

Was du tun kannst: Jedes Tool über 10.000 Franken muss verhandelt werden. Kündigungsdrohung ist ein Verhandlungstool: "Wir schauen uns Alternativen an."

Das Muster dahinter

Wenn du dir die sieben Punkte anschaust, siehst du ein Muster: Das Problem ist nicht Geld. Es ist Visibility.

Niemand hat den Überblick. Niemand weiss, was genutzt wird. Niemand verhandelt. Niemand überprüft.

Die Verschwendung passiert nicht aus Böswilligkeit. Sie passiert, weil es niemandes Job ist, hinzuschauen.

Das Fazit

30% SaaS-Verschwendung ist normal - aber nicht unvermeidlich.

Das meiste ist Mangel an Visibility und Kontrolle, nicht böse Absicht. Wenn du weisst, was du zahlst und wofür, kannst du optimieren.

Die Unternehmen, die ihre SaaS-Kosten im Griff haben, sind nicht die mit den wenigsten Tools. Es sind die, die wissen, welche Tools sie haben.

Das klingt banal. Ist es auch. Aber es macht den Unterschied zwischen 30% Verschwendung und 30% Ersparnis.

Du willst wissen, wo eure SaaS-Verschwendung liegt? Wir machen Audits für Schweizer Unternehmen - und finden typischerweise 25-35% Einsparpotential. Sprich mit uns.