In einer zunehmend digitalen und dynamischen Arbeitswelt gewinnen interaktive Kommunikationstools immer mehr an Bedeutung. Actionable Messages sind eine innovative Lösung, die direkt in E-Mail-Umgebungen eingebettet ist und es ermöglicht, Aufgaben zu erledigen, ohne die Plattform zu wechseln. Im Folgenden erfahren Sie, wie Actionable Messages Unternehmen helfen können, ihre Produktivität zu steigern, und wie sie implementiert werden.
Was sind Actionable Messages?
Actionable Messages bieten Nutzern die Möglichkeit, direkt in ihrer E-Mail-Anwendung Aufgaben auszuführen, ohne auf externe Tools zugreifen zu müssen. Mit interaktiven Karten und Buttons lassen sich Prozesse wie das Genehmigen von Anfragen, das Aktualisieren von Datensätzen oder das Beantworten von Formularen einfach und effizient gestalten.
Beispiele:
Echtzeit-Integration: Daten aus Plattformen wie Microsoft Teams, Jira oder Salesforce können in Echtzeit angezeigt und bearbeitet werden.
Genehmigungen: Ein Vorgesetzter kann Urlaubsanfragen direkt in einer E-Mail genehmigen oder ablehnen.
Status-Updates: Projektteams können Fortschrittsberichte einsehen und direkt Feedback geben.
Vorteile von Actionable Messages
Actionable Messages lassen sich nahtlos in gängige Tools wie Microsoft 365, Google Workspace oder Slack integrieren.
Zeitersparnis:
- Mitarbeiter müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, was den Arbeitsfluss erheblich beschleunigt.
Benutzerfreundlichkeit:
- Die intuitive Gestaltung von Actionable Messages sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern.
Kollaboration in Echtzeit:
- Teams können gemeinsam an Aufgaben arbeiten und schneller Entscheidungen treffen.
Integration:
- Actionable Messages lassen sich nahtlos in gängige Tools wie Microsoft 365, Google Workspace oder Slack integrieren.
Schritte zur Implementierung von Actionable Messages
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine Actionable Message erstellen und diese in Power Automateintegrieren können:
Schritt 1: Voraussetzungen prüfen
Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass:
- Sie Zugriff auf ein Microsoft 365-Konto haben.
- Sie Power Automate nutzen können.
Schritt 2: Adaptive Card erstellen
1. Verwenden Sie den Adaptive Cards Designer:
- Gehen Sie auf Adaptive Cards Designer.
- Wählen Sie ein Layout aus oder erstellen Sie eine neue Karte.
- Fügen Sie Elemente hinzu, wie z. B.:
- Textblöcke (für Informationen),
- Eingabefelder (z. B. Text, Datumsauswahl),
- Aktionselemente (z. B. Buttons wie „Genehmigen“ oder „Ablehnen“).
- Fügen Sie über den Reiter Actions einen Submit-Button hinzu
- URL: Fügen Sie die URL hinzu, welche die Daten verarbeiten soll
- Body: Fügen Sie den JSON ein, welcher die Antworten definiert. Beispielsweise:
{
"itemID": "154",
"feedback": "{{feedback1.value}}",
"phase": "1",
"decis": "Approved",
"azonosito": "5fbb5c8b05d6859bfca1"
}{{feedback1.value}}gibt hierbei den Wert des Kommentarfeldes feedback1 aus der Actionable message wieder
- Füge folgende zwei Keys hinzu:
- content-type: „application/json“
- Authorization:
- Lasse den Wert leer (kein Leer-String oder Leerzeichen)
- Dies ist wichtig, da sonst der Outlook-Client automatisch einen Authorization-Key mitschickt, was zu einem Fehler führt
2. JSON-Format exportieren:
- Nach der Gestaltung klicken Sie auf „Edit JSON Payload“, um sich den Code anzeigen zu lassen
- Kopieren Sie das JSON-Format Ihrer Karte aus dem Code-Editor.
Schritt 3: Power Automate-Flow erstellen
1. Loggen Sie sich in Power Automate ein:
- Besuchen Sie Power Automate.
2. Neuen Flow erstellen:
- Klicken Sie auf „Neuer automatisierter Cloud-Flow“ und geben Sie Ihrem Flow einen Namen.
- Wählen Sie einen Trigger aus, z. B. „Wenn eine neue E-Mail eintrifft“ oder „Wenn ein Formular eingereicht wird“.
3. Adaptive Card senden:
- Fügen Sie im Flow einen Schritt „compose“ hinzu und benennen diesen Bspw. Compose AC und fügen das JSON aus Schritt 2.2 ein.
- Ergänze das JSON um die Parameter $schema und $version. Das sieht dann wie folgt aus:
"type": "AdaptiveCard","$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
„originator“: „XXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXX“,
"version": "1.0",
„body“: [
...- Ohne den Parameter originator, können die Adaptive cards nur an sich selbst verschickt werden. Eine entpsrechende ID kann hier beantragt werden: Actionable Messages (office.com). Die Freigabe durch einen Exchange Administrator erfolgt hier: Connectors (office.com)
- Fügen Sie die Action „Send an email (V2)“ hinzu und fügen folgende Zeilen ein:
<html>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8" />
<script type="application/adaptivecard+json">
@{outputs(‚Compose_AC‘)}
</script>
</head>
<body>
</body>
</html>
Schritt 4: Daten aus der Karte erfassen
1. Eingaben speichern:
- Erstellen Sie einen neuen Flow welcher den Trigger „Beim Empfang einer HTTP-Anforderung“ verwendet.
- Verbinden Sie die Eingaben der Karte mit Ihren Power Automate-Variablen.
- Speichern Sie Daten wie Genehmigungsstatus oder Kommentare in einer Datenbank (z. B. Excel, SharePoint, Dataverse).
2. Weitere Schritte im Flow definieren:
- Erstellen Sie bedingte Aktionen basierend auf den Eingaben, z. B.:
- Genehmigung → E-Mail an den Antragsteller senden.
- Ablehnung → Feedback anfordern.
Schritt 5: Testen und Bereitstellen
1. Testdurchlauf:
- Führen Sie den Flow aus und testen Sie, ob die Actionable Message korrekt angezeigt wird.
- Überprüfen Sie, ob die Daten richtig verarbeitet werden.
2. Fehler beheben:
- Debuggen Sie Fehler, die beim Testen auftreten (z. B. fehlende Datenbindung oder JSON-Formatfehler).
3. Flow aktivieren:
- Wenn alles funktioniert, aktivieren Sie den Flow und stellen Sie ihn bereit.
Schritt 6: Optionale Verbesserungen
- Benutzerfreundlichkeit erhöhen:
- Verwenden Sie klare und prägnante Texte in der Adaptive Card.
- Fügen Sie personalisierte Elemente (z. B. Namen oder Status) hinzu.
- Sicherheit optimieren:
- Beschränken Sie den Zugriff auf die Adaptive Message auf bestimmte Benutzer oder Gruppen.
- Feedback einholen:
- Sammeln Sie Nutzerfeedback, um die Karten und Prozesse weiter zu verbessern.
Mit dieser Anleitung können Sie Actionable Messages erstellen und über Power Automate Prozesse automatisieren. Falls Sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, steht Ihnen ODCUS als Partner für IT Excellence gerne zur Seite.
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